杨磊:不必恐慌,冬天过去是春天
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公证文选微信公众号发布时间:2016-08-03 16:02:51

  公证处组织管理方面

  苏坤: 请杨主任介绍一下汉唐公证处的内部运作模式和管理模式?

  答:我处现在主要由六个业务部门、三个独立公证人工作室以及办公室、财务部、网络信息中心等十二个部门构成,公证业务主要由各业务部门和独立公证人工作室开展,他们之中不划分具体业务方向,每个部门都可承办经济、民事、涉外公证事项;办公室下设的制证中心负责印章管理和使用、卷宗整理和移交等,其他部门分别负责行政、财务、后勤等工作。我处一直坚持以人为本、以德待人、依法治处、科学管理的管理理念,实行了全员(合同)聘用制、主办公证员负责制和岗位目标管理责任制。管理模式侧重于新型管理模式,即更加关注人而不是关注职务;与业绩相比要更加关注能力,注重短期行为与长期利益结合;与薪酬相比更加关注发展,物质与精神两手抓。

  李文飞:我们知道“二十一世纪员工是企业最宝贵的财富”,同样公证员和公证员助理也是公证处最重要的财富,汉唐公证处是如何激发公证员及公证员助理积极性的?

  答:在激发员工积极性方面,首先,调整工资分配制度。我处秉承按劳分配、多劳多得的理念,在基本工资之外,根据团队或部门的整体工作量及收入,按照一定比例向团队或部门核发整体绩效工资;在具体团队或部门内部,再根据每个员工的工作能力、工作量核发个人绩效工资。与原先“干多干少一个样”、“干好干坏一个样”的工资分配制度相比,这一制度大大提高了我处员工工作的积极性和提升自身业务能力的主动性。

  其次,实行双向选择制度。我处根据各部门或团队的业务量配备助理,公证员与助理之间实行双向选择制度,即公证员可以选择自己的助理,助理同样有权选择公证员,只有两方选择互相对应才可。这样一来,对于公证员而言,要想配备更多、选择到更优秀的助理,就得努力提升自己的办证量和业务能力;对于助理而言,要想不被淘汰、师从“心仪”的公证员学到更多的东西,就得踏实工作、努力向上。

  再次,注重奖罚分明。我处对公证员助理实行定期考核制度,对考核成绩优异者进行奖励,对考核成绩不合格者进行处罚,以此督促助理主动学习,提升业务能力;此外,我处还设置年度评优制度,每年末对于办证质量高、有突出贡献的公证员、公证员助理以及表现突出的行政辅助人员进行表彰,这一方面是对辛勤付出的员工的一种肯定,另一方面,也是鼓励各岗位员工向先进者学习,努力争先创优。

  崔栋: 如何平衡处内业务的一枝独秀与百花齐放?若面临"玄慈困境"(出自《天龙八部》,注释:类似对于业务骨干或明星员工出现不遵守制度、工作中软懒散等情况,影响和损害了公证处的良好声誉。对于这类犯错的明星员工,如果不加以惩处,很难服众,会造成恶劣的影响和负面的示范作用;如果严肃处理,又恐矛盾激化,挫伤业务骨干的积极性和进取心,消极怠工,严重影响公证处收入和业绩,该如何处理),当如何取舍?

  答:所谓“一枝独秀不是春,百花齐放春满园”,所以我认为对于一个公证处来说,要想发展地更好、更快,就不能将公证业务过度集中于某一领域,也不能仅有个别公证员能力突出,其他公证员都能力平平。但从事物发展的规律来看,前期出现一枝独秀的情况也是正常的,从大局来讲,国家为了发展都允许一些地方先富起来,再让先富带后富,最终实现共同富裕。所以我们并不反对“一枝独秀”,但我处会协调让优秀分子带动整体,比如让优秀公证员就自己擅长的业务领域轮流开展讲座,向其他公证员及助理传授经验,大家进行分析和探讨等。所以我认为“一枝独秀”是必经过程,“百花齐放”是最终目的。

  我处秉承的是“以德待人,依法治处”的管理理念,正所谓“火炉法则”, 各级领导与普通员工在处里的规章制度面前人人平等,所以不论是谁不遵守规章制度,都会按照规定接受处罚,并且处罚方式和结果都是公开、公示的,对此我处员工都深刻明白。不过,虽然规章制度是固定的,但实施制度的方式可以是多元化的,所以我处也会依据不同员工的不同情况,在按规章制度处罚之前,先告知并让其明白认识到自己的错误之处,在当事员工有心理准备之后再公布处罚措施,这样形成一个缓冲,也更易于当事员工接受处罚。

  李文飞: 何谓“独立公证人”,是如何而来?优势在哪里?

  答:所谓“独立公证人工作室”,就是在业务、管理、工资核算等方面区别于普通业务部门的新型工作室。在业务上,独立公证人工作室内部实行公证员之间互相协作,公证员助理共用的模式,区别于普通业务部门中公证员之间互相独立、助理与公证员一一对应的模式,此外独立公证人工作室的审批权限仅局限于处级领导和各独立公证人工作室负责人之间,其他普通业务部门负责人对独立公证人的公证事项没有审批权限;在管理上,独立公证人工作室内部有较大的管理自由,处里不直接参与其内部管理,且独立公证人工作室的负责人在单位内部不另算行政职务和级别;在工资核算方面,独立公证人工作室内部自行决定工资分配,处里不参与其内部分配。与普通业务部门相比,独立公证人工作室的优势一方面在于“轻行政、重业务”,处里给予其更大的空间和自由用来发展、探究公证业务;另一方面在于“轻级别,重协作”,各公证员并非单打独斗,其业务会有交叉,故而更加注重团队协作,发挥一加一大于二的功效。

  此外,我处目前已成立的三个独立公证人工作室中的公证员都是性格不同、办证风格也大不相同,但在一定领域内都有自己建树且已取得相应成果的优秀公证员,所以以他们为中心设立独立公证人工作室,也是想告诉我处其他年青公证人办证要有自己的想法和风格,而非一味循规蹈矩,最终千人一面。尺有所长,寸有所短,虽然每个人都有自己的性格缺点,但我们认为每个人都是可塑之才,所以设立独立公证人工作室的另一个初衷,就在于鼓励我处年青公证人勇于发现自己的长处,放开思路,另辟蹊径。

  业务开展方面

  卢晶: 目前一些公证处办理赋予强制执行效力债权文书公证的业务,并且做得十分出色,请问您如何看待该项业务?

  答:我认为这一业务能够开展这么久,并且在很多地方都开展得很好,很显然是因为它有很大的社会价值。一方面它能很直接地为当事人减少诉累,为法院减轻审判压力;另一方面,公证机构的参与也能为经济活动把一道关,提高经济活动的严谨性和安全性。但因为这一业务所涉及的标的通常很大,其行为后果也很直接,即经过公证可以无需诉讼,直接进入执行环节,所以公证机构在办理这类业务时,一方面是要加强办证前的审查,不仅要严格把握真实性原则,更要对债权文书的合法性、合规性进行严格审查,把握好什么文书能够赋予强制执行效力,什么文书修订以后可以赋予强制执行效力,什么文书绝对不能赋予强制执行效力;另一方面,还要注重办证过程中的核查和告知,为后期执行证书的出具做好铺垫,也为执行证书的顺利使用打好基础,毕竟强制执行公证的意义最直接就体现在执行证书上,所以一定要确保执行证书的可执行性,让其发挥应有的意义。

  卢晶:针对现在一些部门不再出具相关证明,贵处在办理类似继承、亲属关系公证的业务中是如何解决证明材料问题的?

  答:我个人认为公证原本就不应该是让当事人以“证”换“证”这么简单,这样的“公证”不能体现公证的意义和价值,也很容易导致当事人“不买单”的情形发生。所以在目前这种形势下,我处要求公证人员根据当事人提供的线索和既有证据材料,主动实地核查、上门取证,这样即能减轻当事人的负累,也能提高公证结果的真实性、准确性,真正体现公证的意义。此外,我处还鼓励公证人员放开思路,不要把公证证据仅局限于传统书证,可以尝试获取视听资料、证人证言等证据类型,以打破书证缺失时的公证僵局。但这种取证模式在开展的过程中也确实遭遇了很多困难,如人力和财力成本大大提高、出证效率降低、取证受阻等等,为了能够有效解决这些问题,我处一方面在积极打通批量证明材料的核实渠道,如和民政部门取得衔接,取得婚姻状况证明核实许可等,另一方面也在积极推进我处核查部的成立,以期实现专岗核查,不仅为一线公证人员减轻核查压力,也提高公证核查的专业性和效率。

  卢晶:今夏与室外炎热的天气相比,我们最近公证行业接连遇到这么几个文件,如上海司法局公证工作管理处于二〇一六年六月二十四日发布的《关于办理涉及不动产公证业务有关问题的通知》中有关于某区不动产需要办理公证的,其他涉及继承、受遗赠的公证业务不再办理,司法部二〇一六年七月五日发布的《司法部关于废止<司法部 建设部关于房产登记管理中加强公证的联合通知>》,顿时,让部分公证处公证员感到行业遇到寒冰期,请问您如何看这两份文件的出台,以及出台后公证行业的前景又该如何展望,如何规划呢?

  答:我认为这两个文件的出台对我们公证行业来说并不一定是坏事,或者说是有利有弊吧。

  弊端当然很明显,一是公证业务量可能会受到冲击,毕竟不动产公证是我们传统、“主营”的业务类型,无论在公证数量还是公证收入总量中都占很大比重;二是短期内可能会催生“公证无用”的社会舆论,降低普通民众对于公证的认可,甚至由此波及到其他公证业务,将公证的社会意义一竿子打死。

  弊端虽然如此明显,但益处也还是有的。首先,刚才提到了,不动产公证是我们公证行业传统、“主营”的业务类型,所以公证行业已经具备了专业化、体系化的不动产继承、遗赠、转让等方面的法律知识和核查技能,能够帮助当事人降低不动产移转中的风险,也能为不动产管理部门打好“前战”,所以即使说公证能够为不动产移转保驾护航也不为过。如果公证退出不动过移转过程,看似是为当事人减轻了负担,但却将很多核查程序集中到了不动产管理部门,如果不动产管理部门实行形式审查,目前虽然能将一些矛盾隐藏,但却会留下一些后顾之忧,届时如果矛盾爆发,公证的重要性则会凸显,公证的意义则会被更加深刻的认可。另一方面,如果不想坐以待毙,那主营业务受到冲击,就会刺激我们更加积极地开拓新的公证业务类型,这不仅能提高公证行业的创新意识,也能推动公证行业不断与时俱进,主动、积极地与社会发展新趋势融合,不断为公证行业注入新鲜的养分。

  这两个文件出台后,公证行业要做的一方面就是守好其他公证事项,保护好其他阵地,另一方面,就是积极探索新的公证业务领域。社会是不断发展的,公证行业肯定也是,所以公证事项的变化甚至更迭虽然会产生短时间的阵痛,但都是正常现象,我们不必恐慌,冬天过了,不是还会有另一个春天吗?

  以前: 针对近期出台的不动产操作规程,公证行业如何应对?

  答:近期出台的不动产操作规程中与公证行业紧密相关的一点就是因继承、受遗赠取得的不动产申请登记的,并非必须提交经公证的材料或者生效的法律文书。这一规范的实施,势必会对继承公证等不动产相关公证产生重大冲击,面对这种境况,我认为公证机构最重要的就是要转变观念,摆脱对“传统”证源的依赖和对所谓“法定”证源的向往,在当事人申办继承公证等不动产公证时,明确告知目前的相关规定,询问当事人是否需要继续办理公证,保障当事人的知情权,尊重当事人意愿;此外,应着力稳固其他常办业务类型,并积极开创新的公证业务领域,坚决不能“守株待兔”甚至“坐以待毙”。其实继承公证也只是《公证法》规定的公证事项中的一小部分,只不过这么多年来继承公证的发展较好而已,除此之外的还有很多公证事项也都是有很大开发余地但尚未得到充分挖掘的,如提存公证、保管公证等,如果把这些即有的业务类型都做好做透,其中一小部分的变化就会不足以引起很大的恐慌。所以我认为任何外力的冲撞都不可怕,怕只怕内在没有求变的魄力和行动。

  卢晶: 如何看待公证的下步发展方向?业务拓展如何破如何立?

  答:和上个问题的回答相似,我认为公证的下步发展应该是先把即有的业务都做好做透,同时注重与时俱进,开拓新的业务领域。俗话说“打江山易,守江山难”,所以公证行业的稳步发展要靠的是一步一个脚印,先把已经打下的公证事项做好做透,为金字塔筑好塔底,然后再逐步向上,发展新型公证业务,把金字塔垒得更高。我个人认为业务拓展中的“破”不应该只是横向上的“破”,还应该包含纵向上的“破”——既要把公证业务领域“破”宽,更要把每一业务领域“破”深,不能一味开发,但都“浅尝辄止”、“略懂皮毛”;业务拓展中的“立”,与纵向上的“破”在很大程度上是同步的,就是要在把打下来的“江山”“守住”的同时,还要做到“守好”,简单来说就是把争取到的公证业务都吃透,然后主动推广,大面积展开。(杨磊 陕西省西安市汉唐公证处主任)

童悦敏
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