资深公证员告诉你必须注意的十个公证细节
我要纠错【字体: 默认 】【打印【关闭】
稿件来源: 公证文选发布时间:2016-12-12 10:31:37

张瑜明 昆明市明信公证处公证员

拉丁鹰公证研究会副会长 | 中国法学会法律文书学研究会公证文书专业委员会委员

细节

英国国王理查三世逊位,是因为一场输掉的战争,而这场战争在莎士比亚的著名台词里是这样写的:“马,马,一马失社稷。”如果要给这句台词来个扩写,那便是下面这段广为流传的话:“丢失了一颗钉子,坏了一只蹄铁;坏了一只蹄铁,折了一匹战马;折了一匹战马,伤了一位骑士;伤了一位骑士,输了一场战斗;输了一场战斗,亡了一个帝国。”故事虽然太过于传奇色彩,夸大了因果的某些联系,但不得不承认,细节在很多时候确实决定了成败。西方谚语有云:细节里面有魔鬼,中国古代先哲也说,风起于青萍之末,祸患常隐于忽微,这些都是关于细节的强调之词。从事公证行业近十年,有血泪教训,有经验之谈,还有自己经常强迫症发作逼自己要做得完美,受文选约稿,谈谈在承办公证业务中公证承办中常被忽略的十个细节。

1标准职业着装

俗话说,人靠衣装,佛靠金装。职业着装除了便于各工种人群方便本职工作以外,已经是人类社会细化分工进化出的一套视觉体系。职业着装不仅仅是实用,从一定角度讲,着装标志着行业及个人从业者的专业和专注程度。着装也成为行业区别的典型标志,当人们讲到医生就会想到白大褂、口罩,讲到警察就会想到警服、手枪,讲到厨师就会想到白高帽、围裙,讲到法官就会想到法袍、法锤,讲到飞行员就会想到笔挺的制服和雷朋眼镜,甚至于讲到保安和协警,那套制服的样子也都是整齐地印在脑海里的。可是,讲到公证员呢?形象或许非常模糊!貌似普通的黑色西服加一条花领带、国徽,似乎还有吊牌。而即使这样,公证员们的着装,通常连这样的标准都还做不到。不系领带,穿西服外套不穿衬衣,或者穿的衬衣是连穿五天的,一套制服下穿着运动鞋、登山鞋,上着制服外衣,下着牛仔裤板鞋,或者着制服然后手腕上、脖子上缠满佛珠……这种现象根源于很多行业内部人员觉得“十分正式而标准的着装,令自己非常不舒服,而且让自己看起来有点滑稽”这样的一种想法。可是,作为制服的着装,真不是为了舒服来穿的。请反过来想想,如果你在路上被一个穿着制服上衣和牛仔裤运动鞋的警察拦下来说要检查你驾照,你的第一反应是不是:“这是哪来的警察啊?假的吧?”,再想想,如果你去法庭,坐在审判席的法官手戴硕大的玉手镯、颈戴巨大琥珀珠子项链,你会不会有这样的疑虑:“这个法官会不会贪财拜金?能不能公平审理我的案件?”同理,着装不标准的公证员,会给当事人怎样的疑虑?

有一家地产公司的培训条款这样写的:如果你想签500万的大单,请先穿得像签500万单子的人。公证员的职业第一课,应该注意标准的着装细节——在办理公证业务时,穿标准、干净整洁的整套制服,佩戴国徽、吊牌,系制服领带,穿正装皮鞋,戴简洁恰当的首饰,还有,建议公证处也在楼梯处摆放整容镜。请记住,职业着装就是你在这个社会生存所要披的一层皮,不是为了舒服,而是职业的“束缚”。

2流程梳理和参与

公证处是不是需要遵守严格的程序问题,是个有争议的话题。但可以肯定的是,办理公证事项必须遵从某些预定的办理流程。公证办理中,每个公证人员都应该注意流程梳理和参与的细节。

流程就是一组共同给客户创造价值的相互关联的活动进程。翻译为白话,解释什么是流程?就是宋丹丹小品中所说:“把大象放进冰箱需要几步?”“第一步打开冰箱,第二步放进大象,第三步关上冰箱。”如果把这个问题套用到公证的办理,我们可以提问:“申办一个公证需要几步?”可以这样粗略回答:“第一步申请办理,第二步办理,第三部领取公证书”。这个流程可以无限度地在其中增加细节内容,每一个步骤都可以进行分解和研究。特别是在一些大型的分工合作性的公证处,流程的意义就不仅是把公证书这样一个产品生产交付给当事人,更关乎公证处的整体管理和运行。从战略而言,流程分解、执行和优化是战略和管理意图得到执行的关键,从内部管理而言,流程分解、执行和优化是管理的分工、确责、减少内耗的着力点,从事务本身来看,流程的梳理和体系建设,能够将最佳做事方式提炼、固化,可以提高运行效率。

流程的梳理和改进或许是管理者思考的问题,但每一步参与和执行都是公证员结合办证实际梳理出的流程细节。比如有公证员做的流程总结,称作三分钟工作法,即开始办理时花三分钟时间核对人证是否同一,证证是否同一,辨别证件真伪,检查关键时间点、信息点;全部证件不中途退还,现场签署完毕之后,再花三分钟时间来核对签字、指印是否完备,材料是否已经收齐,再次核对人证,再统一归还证件。这样的流程看似简单,确是提高效率、减少遗漏和错误的好流程。还比如有收银员总结领公证书证的流程:提交卷宗,坐旁边等叫名字,交费,签名,领证。简单的流程告知,就解决了拥堵、拥挤的问题。还比如,复杂多场地办公的指引问题,可以通过不同颜色区域指引不同办公场所来解决,就像很多大型停车场,把不同的区域涂成不同的颜色,很多人可能记不清楚数字编号,但是,能很容易记得停车区域的颜色。

流程的细节改进无法穷尽,没有极限。请记住,流程不是捆绑,而是参与。

3证前咨询

咨询和预约没有被程序规则法定为是一种流程。然而实务中,咨询、却是比法定程序中的受理、审核更为重要的环节。如果仅从流程意义来讲,可以认为咨询是整个公证承办的根基,同时咨询的各个关键信息点的沟通是公证处担任顾问角色的起始。但很多公证处都不注重业务咨询这个细节,其实通过咨询,特别是首次咨询,可以探究当事人的真实目的。很多当事人首次来到公证处是比较放松警惕的,但他们最终提供的不利信息、虚假信息,是在反复多次的咨询中“趋利避害”选择的结果。我处理过的一个复查案件,女方身份证真实、结婚证真实,却是一个冒名顶替的女子去和真实配偶领取了形式真实的离婚证,最终实现了男方通过离婚,自己分割处分了夫妻共同财产。复查时,男方承认,是多次来公证处咨询,了解了离婚分割和个人处分的关系后想出来的“捷径”。故,应重视咨询,咨询时应该注重听明当事人的意思,了解他所表述的偏差,适当探讨他欲通过公证的办理所实现的目的,公证书的用途。通过咨询,对当事人办理公证进行引导,解决其问题、满足其需求,促成公证办理。

另外,证前的咨询,是公证产品营销和开发的关键点。通过咨询,可以累积当事人对公证业务的需求数据,该数据的分析,是研究公证产品开发的第一手客观资料。

每一次和当事人的接触,都是一次公证的营销和宣传。请记住,咨询。

4眼神交流

“借我一双慧眼吧!让我把这世界看的清清楚楚、明明白白。”,作为一名公正地位的公证员,拥有一双慧眼是必须的。办理公证,从咨询到受理再到承办,实际上就是一个与人交流的过程。公证员的工作基础,一方面是识人辨人(如何辨识人证是否一致,是公证员们的基础执业技能,脸盲是借口,在此不做技术讨论。)另一方面是通过交流更大程度获取当事人的认可,捕捉当事人的需求完成公证承办。从心理学的角度讲,真诚的交流,必须是面对面、眼对眼的交流。公证员承办公证事务时虽不是刑侦测谎,但是通过眼神的交流,有一定经验的公证员可以迅速判断当事人的真实内心意思。而在很多公证处,如果有暗访者做记录拍摄,或许会有这样的画面:公证员对着电脑面无表情地在跟前来的当事人急切的讲话,眼睛从未离开电脑屏幕。是的,我们大多数公证处的工作流程都已经电子化,公证员需要大量的时间操作电脑,但是请不要忘记了,眼前的当事人才是你目前眼里应该有的影像,而不是电脑屏幕上那些该死的按钮和图片。

眼神交流的另一个重要性,是洞察,在识别虚假意思表示、假人方面,有不可否认的贡献。通常情况下,其实,多一点眼神交流,即使只有一丝疑惑或犹豫,公证员都能捕捉到一些不寻常的东西,进而做出判断。比如,在面对存疑的当事人时,用坦荡而真诚的眼光看着对方说话和询问,首先,如果有闪躲和回避的,虚假的可能就大。接下来,继续盯着他询问,回答相关身份问题时,对方的疑惑及回想、思索等细节,就会被注重细节的公证员发现。

5拍照

办理公证业务时,拍摄当事人照片可以为公证承办的现场证据性提供有力支持,已经成为了很多公证处内部控制业务质量的举措。很多银行或金融机构在办理“非柜台”业务时,对拍照有及其严格的要求。一般来讲,可能有这几种拍照的规范模式:1、拍摄当事人的正面面部照片。2、拍摄当事人签署关键文件的照片。3、拍摄与公证承办人同框的照片。拍这种照片,看起来没有什么很大的技术难题,然而你知道,这其中包含的很重要的细节吗?笔者认为,在做这样的现场拍照时,即使你不懂高深的拍照技术,至少也应该注意以下这些细节:

1、拍摄角度和光线。公证承办时现场拍照不是人像写真,但也算是人像摄影,特别拍摄脸部,应该注意拍摄角度,自拍用的仰视、俯视、侧脸的角度应该避免,这样的人像,是变形的,不利于客观保留被拍摄主体的脸部特征。应该怎么样?笔者觉得恐怕得是大多数的电影演的那样,嫌疑人档案照,举着牌子,正面、侧脸……开玩笑!这是不可能的,但是不妨碍我们拍得尽量端正些。

2、清晰完整。现场拍照的最低要求至少应该是清晰、完整的,很多公证员却做不到。见过那些翻着白眼、闭着眼睛、面部模糊或者目光斜视、大笑失色的当事人现场照片吗?是的,这些就是我们公证员拍摄的杰作!不论承办公证的时候多么忙,拍照毕竟只用花几秒钟的时间。如果要拍好,请像一个专业的摄影师那样,讲:“看这里,不要动,不要笑,好的,1、2、3!”

3、拍摄时间地点。如果你是一个一天要在外办理很多笔业务的公证员,而每笔业务又都要拍照,那么使用软件备注被拍摄主体的时间、地点和姓名很重要。备注的好处,是让客观的时点记录并且后期整理很方便。诸如“水印相机”之类的手机拍照APP都有这个功能。当然如果你使用的是更专业的相机,甚至有的相机带有GPS模块,公证员都可以充分利用。

4、现场拍照的背景。这是个几乎可能被忽视的细节。因为公证承办是和当事人的近距离接触,拍照距离也可能很近。这有什么问题吗?有!笔者处理过一个公证业务复查,债务人否认其在某银行的一笔借款,声称,签署借款合同的并非本人,不应由她承担还款义务。在进行笔迹、指纹鉴定之前,笔者告知她,有当时的现场拍照,本以为颇有胜算,可后来一看照片,还不如没有算了!因为她留存在公证处的照片是在一面白墙旁边坐着没有任何可参考的标识物,不清晰也不正面。看了照片,她立刻质问,这个照片是你们在哪偷拍的?!更加不能证明我是亲自、自愿来签借款合同的!如果,我们拍摄的现场照片是有清晰的背景或者桌台的,又会怎样?一些固定的外出签约银行,会使用写有“XX银行面签席”字样的水牌,放在签约者的面前再拍照,甚至举着当天签约的合同文本拍照,这些小细节都值得我们学习。

6录音

与现场拍照一样,录音也是一种固定现场证据,还原真实的技术手段。比如遗嘱,在中公协的承办规则中就明确提到要进行录音或者摄像,很多公证处对于重要的公证事项承办,都做了录音的规范性要求。然而录音是把双刃剑,很多公证员其实并不懂得录音是为什么,也不注重录音的细节,所以,不录音还好,录音恰巧把自己出卖了!

一个公证承办的录音应该是什么样的?笔者认为录音是公证员履行询问、告知的职责的一种记录方式,与书写笔录相比,录音需要更多细节性的技巧和经验,对公证员的口头表达有更高要求。首先,录音应有一个开头,公证员应该在录音开始说明时间、地点、做自我介绍,表明现在在录音,然后询问当事人的基本身份信息。如果是询问多人,应顺序询问。笔者并不反对多个当事人一起录音,因为在委托、房屋买卖、赠与等公证事项承办时,实际上记载的应该是当事人之间的合意,所以一并录音也未尝不可。其次,公证员要遵循一定的逻辑顺序来进行询问,不要东一句、西一句,当事人听不懂,公证员也容易遗漏问题。比如遵循这样的逻辑顺序:先问人,后财产或事务,再到意思表示再到后果告知,或者反过来,先告知后询问。但不管何种告知,都应简单明了,而不是照本宣科的念大段的晦涩的书面告知内容。第三、录音应该注意口语化的表达。公证员是游走于法律和民众之间的法律人,我们不是法律条文的搬运工,而是法律条文和法律意义的解释者和传播者。录音是我们办证过程的一个动态反应,我们在很短的时间内需要运用很简洁明了通俗易懂的话将晦涩难懂的法律概念法律条文以及后果讲给我们的当事人听,而且对方要能听懂。比如,如何解释公证遗嘱的效力优先?如何让当事人搞懂赋强债权文书的后果?如何让抵押权人抵押人都明白抵押的意义?如何让普通民众弄清楚不动产权属变更的约定和登记对抗效力。我们平时可以尝试练习这些解释的说辞,录下来放给自己听,归纳总结并且不断精进。这算是基本功练习吧,对初执业的公证员尤为重要。使用开放式的提问方式,让当事人表达,特别不要在重大问题上做封闭式的、“是或者不是”的限制,否则你的录音会有诱导之嫌。公证员平时要注意自己的说话连贯性,录音往往会让人紧张,公证员如果经常有“啊、额、那个、这样”之类的口头词的,应尽量刻意避免。第四、注意当事人的回答应该清晰,设问或者告知内容,可能会说的很长,当事人往往会只需做一个简短的回答,比如你是否出于自愿?你是否清楚?应要求当事人做出准确清晰的回答,而不是以“嗯、啊”等模糊语音来回答。

此外,录音还应注意环境,即使使用具有强大功能的降噪电子录音笔,录音的环境还是不宜太嘈杂。在办理遗嘱、遗赠等重大财产处分业务录音时,周围不应出现其他杂音,有专门录音空间更好。还有一个细节是,原始数据问题。磁带录音时代,保留录音母带很重要,电子数据的今天,技术层面来讲,录音的原始数据问题仍然很重要。以通常用的MP3录音笔来讲,调整一个合适的录音格式很重要,太简约的录音格式,记录不了声音的细节,万一要进行音频鉴定,这些格式之间会有很多差别。一旦选定格式,不应轻易去转化格式或者自作聪明进行剪辑,这些都是可能适得其反、出卖自己的拙劣“技术手段”。有种严重的过错叫做篡改公证档案,这不,录音也是一种档案。

7签字

签字,是对于文书的一种确定的意思表示,《公证程序规则》第十七条规定,申请人应当在申请表上签名或者盖章,不能签名、盖章的由本人捺指印。还有第二十九条规定,询问笔录应当交由被询问人核对后签名或者盖章、捺指印。“签字画押”,基本是公证员办理业务中接触得最多的瞬间。在签字这个事情上,应该有些什么细节支撑才能够让公证员信心满满地说出“兹证明XX在本公证员面前签字、捺印”这句话呢?

第一,要指引当事人在对的位置签名,不要遗漏,不要多签。这好像不算什么细节。

第二,应当“亲眼盯着”当事人在文书上签名,特别是同一公证事项有多名申请人时,要看他们是不是在签自己的名字。笔者经常遇到夫妻、兄弟姐妹一起申办公证时,十分热情地、理所当然地替自己亲人代签名字。代签可能引起的后果,不言而喻。

签字面临的最后清算,是笔迹鉴定。如果对笔迹鉴定有所了解,你一定知道,其实这就是一种经验对比和判断。那么,签字的时候,让当事人遵循“惯常笔迹”最为重要,需要避免这些“陷阱”:(1)应拒绝艺术一笔签,有的当事人喜欢把自己的名字签成一条小蛇,画出一座小山或者几个弯弯,谁能告诉我这个画符是代表什么?(2)也不要让当事人使用全宋体或正楷签名。记得小时候学的课文,革命先驱们在狱中传递手抄报的绝招吗?就是所有人都练就一手一模一样的标准宋体字,致使敌人无法从笔迹揪出手抄报的制造者。(3)注意当事人签字时的状态。如果站着,笔迹会有很大区别,应建议其坐下。如果用左手签名,请询问当事人平时是否使用左手签字,如果签名的手受伤但还能书写,这些“异常情况”都应尽量在卷宗适当地方备注。(4)签字笔笔头粗细要适当。公证使用的签字笔,建议使用0.5MM的笔头比较适合,这个粗细的笔头出水流畅,写出来的笔迹比较清晰,适合大多数人的书写习惯。0.38mm太纤细,0.7mm或1mm太粗。(5)使用质量好的签字笔。签字应当使用便于档案保存的中性笔,这是出于卷宗档案保管的要求,一般情况下,公证员应备齐签字笔以供当事人使用,并尽量避免当事人随意使用自己的笔签名。特别,市场上有很多可擦洗甚至“笔迹自动消失”的特种笔。想想自己的卷宗内签名莫名其妙消失是种什么体验?你或许就会认真对待签字笔这件小事了。

8捺印

每个人体都自带世界上独一无二的生物体特征,从DNA到体味,从音容笑貌到举手投足。然而指印,是这些生物体特征中特别好展示而又方便留存的特质。所以,“签字”与“捺印”在留存印记方面几乎密不可分。捺印看似简单,但笔者体验过几次指纹鉴定之后,对捺印这件事情也不淡定了,因为,看似简单极了的小事当中,满满都是细节!

使用哪个指头?这是个问题吗?看到这个问题,你或许愣了一下,当然是用右手拇指(食指)啦!所以,答案是不一样的。用哪个手指头按手印,法律并没有规定,即使公证的程序规则或者任何办证规则也不会载明。捺印的目的是留下独一无二的印记,便于识别,因此按哪个手指指印都可以。目前使用右手拇指或者食指捺印较为常见。从进化角度而言,人的双手区别于其他灵长类动物的巨大特点就在于大拇指和手掌形成的角度及默契配合程度带来的灵活性和力度。拇指由此而在十指中拥有重要地位。拇指在十指中,个头最大,捺印面积也大,所以拇指捺印适合。然而因为隐形基因与显性基因不同,有的人的拇指可以翘起,整个指腹纹路暴露,方便捺印,有的人拇指不可翘起,难以使用拇指捺印,用食指捺印也成了另一种不错的选择。承办公证时,应该较为固定地要求当事人使用某一指头捺印,比如明信,是统一使用右手大拇指捺印。如果因特殊情况,当事人无法使用该指头,应该对实际捺印使用的指头进行备注。

使用什么印台?如果你接收过明信出具的公证书,你也许发现,我们的当事人捺印是使用的黑色印台。在一段时间内,对于公证处用什么印台捺印,有很多的解释工作。使用红色印台,因为颜色容易区分原件与复印件,黑色印台没有这样的优势。其实颜色只是一种习惯问题。用什么印台,主要取决于印台的印油本身的材质,应该使用碳素类的快干印泥的印台,有条件的,应使用专业的指纹印台。这样的印台带有弹性、印油稳定而细腻,易于留下清晰干净的指纹。有个小细节,公证员的吃饭家伙印台,免不了要加印油重复使用,加印油时,要均匀摊开,等待印台吸收,末了,要用纸巾一张再在表面按压几下,吸走表面浮油。

如何使得捺印清晰、完整?这是困扰很多新晋公证员的“技术层面”问题。捺印的标准是清晰、完整,很多当事人却会捺得一团糟,那么应该注意这些细节:客观方面,印台要干湿适中,指纹印台会比较好用。当事人指头应干净无污无油,如果太干,可以尝试让他洗手或使用湿纸巾擦拭,然后涂上护手霜滋润,擦干后再捺印(这是女公证员们发挥自己魅力服务当事人的机会,笔者经常连哄带骗地这样干,很多男公证员表示做不到)。手霜对于脱皮的指头捺印也有帮助,如果脱皮太严重,那可能要考虑换个指头。主观方面,捺印的部位很重要,应该使用指头鼓起的指腹部分捺印,这个部份捺印更清晰,指纹识别特征最丰富。很多当事人习惯用指尖,公证员要实时纠正。捺印的时候要稳,不要抖不要蹭,有个当事人怀着小心思,会故意把指纹蹭花,公证员可以适时揭穿,要求重按。

捺印应该印在哪?这是个巨大的细节。在名字上啊!你的回答是这样,那么你一定没有经历过这样的离奇投诉,某卷被复查,当事人否认签字的是自己,遂申请笔迹及指纹鉴定。笔迹经鉴定无法确定是否同一人,而指纹鉴定的结果是,因笔迹很粗字体很大指纹直接被覆盖而不具有适合鉴定的足够特征。所以,捺印最好是能捺在签字的旁边或对应靠下的位置。如果你是一个强迫症,你甚至可以要求你的当事人统一捺印的指头的方向。

你开始使用电子指纹采集工具了吗?二代身份证内已经预留了指纹信息数据功能,从2013年起,全国公安陆续启用了指纹采集。手机及一些移动支付端上touch ID 的功能早已经很普遍,这实际上意味着一个信息,指纹电子验证已经向我们普及。有条件的公证处可以在办公系统内增加指纹采集器和识别系统,短期来讲方便识别,长期来讲,指纹数据信息库的累积,或许可以助力公证成为将来互联网时代虚拟身份的认证入口。

(责任编辑:童悦敏)
0
 
通知公告
·司法部关于任命霍省身等103人为公证员的决定
·司法部关于免去贾文来等51人公证员职务的决定
·司法部关于任命范晓莉等八十四人为公证员的决定
·司法部关于任命马立飞等174人为公证员的决定
·首届“中国公证十大影响力新闻(2016年)” 评选活动通知
·关于召开中国公证协会第八次代表大会的通知
·银川市国信公证处“公证调解中心”揭牌成立
·安徽司法厅:遗嘱公证可网上查询
·衡水市景县农民扶贫资金公证安全有效
·丰镇市司法局四项措施推进公证工作再上新台阶
·淄博市鲁中公证处走访慰问困难党员和群众
·武进公证处为监狱服刑人员办公证
·中法公证业务研讨会
·上海市东方公证处金融公证研讨会
·第三届拉丁鹰公证文化节
·第二届拉丁鹰公证文化节
·中国公证协会2015年度年会、七届四次理事会
·中国公证协会第七次代表大会
版权声明 | 关于我们 | 联系我们 | 网站地图
中国公证协会版权所有 Copyright All Rights Reserved.2002-2013
  1. 联系邮箱:gz@chinanotary.org
  2. ICP 备案:京ICP备05004981号