法国、意大利公证信息化发展对我国的启示
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中国公证发布时间:2017-01-18 13:49:44

周志扬 吕宏庆·北京市长安公证处

“吾等公证人,身为法律秩序与交易安全数百年以来之守卫者,必须在掌握网络科技之后,于网络世界之中执行业务。”

——法国公证人高等理事会前会长 Alain Lambert,1996.10

一、引言

从现金付款到网上支付,从实体店铺到电子商务,从银行理财到互联网金融,从现场立案到网上庭审、仲裁……我们正处在一个深刻变革的时代。20世纪90年代以来,互联网的迅猛发展和颠覆式扩张带来了生活、工作与思维方式的大变革,各行各业都受到了不同程度的冲击,古老的公证行业也未能“幸免”。社会公众对于公证效率的需求不断升级、行业间协同办公的迫切需要、纸质档案存管的局限、电子数据公证保全需求的日益增长等难题一个个出现,公证行业迫切需要汇入“信息化浪潮”的潮流之中。

凡谈及大陆法系公证制度者,无不以法国、意大利、德国诸国为典范。这不仅仅是因为法意德等国公证制度历史之悠久、立法之完善、职能作用发挥之充分,还在于法意德公证同仁在家事公证、公司公证、不动产公证等传统领域深耕细作的同时,能够与时俱进、勇于创新,不断将新技术、新思维融入公证工作。自上世纪90年代互联网普及以来,法国、意大利两国在公证信息化方面均取得了令人瞩目的成绩,并相继建立了统一的公证人执业平台Real (RéseauElectroniquenotarial) 和R.U.N. (Rete Unitaria del Notariato) 。本文梳理了法意两国公证信息化的历程,对当前中国公证行业的信息化进展情况和存在的问题进行了分析,并结合行业实际情况提出了建设“公证一体化平台”的建议。

二、法国与意大利公证信息化建设概述

(一)法国公证信息化建设概述

法国公证行业的信息化建设发端于地方公证人组建区域化的遗嘱存管中心。随着信息技术的不断发展,在法国公证人高等理事会的推动下,该中心逐渐变成一个数字化的电子遗嘱档案存管中心,并最终实现联网。在后来的二十余年里,法国公证行业逐步建立了包括公证人专用网络平台、电子公证书存管系统、邮件系统、不动产资讯系统、在线拍卖系统等在内的一系列公证信息化产品。

1.法国遗嘱存管中心FCDDV (fichier central des dispositions de dernièresvolontés)

1971年,普罗旺斯地区艾克斯上诉法院的公证负责人意识到由行业主导建立中央数据库遥遥无期,从而在马赛发起建立了“遗嘱存管中心”,最初只为法国南部九省的执业公证人提供服务。1972年,欧洲理事会成员国在巴塞尔签署了一份关于建立遗嘱登记体系的协议,法国也是缔约国之一,遂将全国的遗嘱保管工作统一交由该中心负责。1975年法国公证人高等理事会规定全法公证人都必须遵循遗嘱存管中心的管理办法与规则。1976年,法国公证人高等理事会开始在全法范围内推广FCDDV,并且要求采用信息化方式管理数据。1998年,在法国公证人高等理事会的推动下,FCDDV实现了公证人的内网访问。

为了最后一份遗嘱能够被确认、能够得到确实的执行,迄今已经有超过1800万件遗嘱被订立、存放在FCDDV,这项服务根据《巴塞尔公约》的规定向社会开放。

2.法国公证发展服务协会ADSN (ASSOCIATION POUR LE DEVELOPMENT DU SERVICE NOTARIAL)

法国公证人高等理事会于1983年10月17日成立了“公证发展服务协会ADSN”,其设立目的是“用所有方法改善和发展法国公证人向客户提供服务的一切方式”,其任务之一就是创建、组织和管理所有的计算机文件、数据库和从事电子信息技术的相关研究,并主要负责电子公证档案(包括FCDDV)的中央存管,实现公证人之间以及与合作伙伴之间的互联互通,架设公证人专用网络,研制与开发行业安全信息系统和网络认证服务等职责。

此后,该协会组织建设了一大批信息化公证服务产品,其中就包括Real、Télé@ctes(电子公证文书传输系统)、MICEN(Minutier Central Electronique des Notaires de France电子公证文书原本保管中心)、MESSAGERIE@NOTARIES.FR(统一邮件系统)以及提供不动产信息、不动产拍卖公证、个性化公证业务咨询等服务的一系列资讯网站。其Real、Télé@ctes(电子公证文书传输系统)、MICEN(Minutier Central Electronique des Notaires de France电子公证文书原本保管中心)是其中的重点项目。

3.法国电子公证文书原本保管中心MICEN(Minutier Central Electronique des Notaires de France)

2003年3月13日,《法国民法典》的修订新增了1137条第2款“一份公证文书在符合最高行政法院政令规定的条件下可以被出具为电子形式”, 从而在立法上认可了电子公证文书的法律效力。2005年8月10日,法国对1971年制定的《法国公证人文书制作条例》进行了修订,确立了保证“公证性”原则前提下的电子公证文书制度。

法国电子公证文书原本保管中心位于艾克斯的Venelles市,该中心存储了电子化的公证文书。根据立法规定,公证人及其前任制作的文书原件不能丢弃,而是要保管75年,随后才能将其移交给地方档案馆。因此,法国电子公证文书原本保管中心里的相关电子档案也必须保管75年。按照规定,电子公证书一经办理就必须在该中心登记,并只允许受托的公证人所在事务所查阅。自2009年5月开始,法国公证人就将电子公证文书交由该中心存储,由该中心负责电子公证文书的保管与查询工作。

4.法国公证人电子网络Real (RéseauElectroniquenotarial)

Real是法国公证人的专用网络,是电子邮件和办理公证业务的核心。通过加入Real网络,公证人有了一个稳定而且安全的交流与访问工具。比如,公证人可以通过该专用网络访问FCDDV,通过MESSAGERIE@NOTARIES.FR发送和接收邮件,配合各公证人事务所统一配备的办公软件甚至可以出具电子公证书,并经Télé@ctes传输至MICEN存储。目前,该专用网络共有4600个网站和12家合作机构接入,已成为欧洲最大的私营网络之一。

为实现公证人的安全访问、公证人身份识别、验证以及公证人在整个专用网络中的可追踪性,公证发展服务协会发放了接近29000份电子签名数字证书(Real私钥)。证书持有者经过认证后可以安全地访问网络,并且可用其在公证书上进行电子签章。电子公证书使用人可以登陆公证发展服务协会网站验证电子公证书的真实性。数字证书的技术标准由法国公证人高等理事会制定,并由公证发展服务协会予以执行。值得一提的是,为防止公证档案被篡改、秘密信息被泄露,法国公证人高等理事会在Real网络上还设立有数字证书行政监督系统,用以记录和监督证书持有人在Real网络的一切行为。

5.电子公证文书传输系统(Télé@ctes)

为维护公证公信力、确保公证文书的真实性,法国政府与公证行业合作开发建立了电子公证文书传输系统。Télé@ctes系统被公证人用来与各个合作机构传输电子公证书以及其他的一些数据信息,可以辅助公证人与不动产公示登记所(前身为抵押权保管所)进行电子数据的传输,如请求和接收抵押贷款信息,公示不动产登记事项等等。公证人不会直接在不动产公示登记所的数据库里登记或公告不动产的变动,而是将签署好的文件传送给不动产公示登记所,由后者来完成相关职能工作。值得注意的是,公证人事务所发出的电子数据并非直接到达不动产公示登记所,而是先到达公共财政总局,而后由总局负责将它们转发到不动产公示登记所,后者返回的公告附注和其他资料也是如此。

此外,该系统还是公证人之间交换电子文书的重要通道。截止到目前,法国近半数公证人事务所使用该系统,每年有接近42000名用户的约150万条信息通过该系统传输,超过80%的不动产抵押状况调查经过该系统完成。

(二)意大利公证信息化建设概述——Notartel和R.U.N. (Rete Unitaria del Notariato)

1997年意大利全国公证委员会和意大利公证基金会创立了Notartel信息技术中心,为全国的公证人提供公证信息化服务。它通过一个保密的专用网络R.U.N. (Rete Unitaria del Notariato)将全国公证人连接起来,通过统一的办公软件可以使公证人与社会公众、政府部门之间的交流、公证学习研究更加安全、快捷,以节省在管理时间上的花费,为更多的人提供更优质的公证服务。

1.Notartel股份有限公司

Notartel是一家股份有限公司,执行意大利全国公证委员会信息部门指定的相关政策,其主要职责是通过计算机系统为意大利公证人提供一种公证处与政府职能部门、其他社会机构交流合作的内部服务。近年来,Notartel与意大利政府合作开发测试有利于社会公众的计算机技术;与主要欧洲国家(德国、法国、西班牙等)和国际公证人合作致力于电子档案管理平台的整合;甚至为意大利公证人取得了“电子民事审判”的接入许可。

信息技术的运用为公证人执业带来了巨大的优势,同时还做到了对社会公众的透明性和可追踪性。意大利公证人不仅利用信息技术起草电子合同、对电子档案进行数据挖掘,履行公证职责,而且还采用安全、特定的系统平台(比如电子签名技术和经认证的电子邮件)整理电子档案并创建索引、管理相关账目。

这些功能的实现都有赖于R.U.N. (Rete Unitaria del Notariato)的使用。

2.统一公证人网络R.U.N. (Rete Unitaria del Notariato)

1998年意大利统一公证人网络R.U.N.开始运行;1999年建立公证档案数据库;2001年实现向税务和土地部门传输和接收数据; 2002年发放数字签名证书,并实现与公司登记部门数据互联;2003年实现在R.U.N.网络上召开实时会议、举办学术讲座和研讨会……现在,意大利公证人通过R.U.N.可以实现以下功能:

(1)通过连接政府相关部门数据库(不动产登记部门、公司注册部门、机动车管理部门、税务部门),履行法律规定的审查、核实义务;

(2)实现土地的远程登记变更和向公司登记部门远程注册,并且发布不动产相关信息;

(3)管理在线拍卖;

(4)根据反洗钱的立法规定,匿名举报可疑交易;

(5)在电子民事审判中,与司法部的计算机系统直接对话交流;

(6)更新政府相关部门数据库;

(7)在线检索法律法规;

(8)订阅每日新闻,保持消息畅通;

(9)在线帮助服务管理,可以进行质量统计和分析,以改善现有的服务。

特别需要指出的是,通过与主要欧洲国家(德国、法国、西班牙、意大利)公证人联手发布的Bartolus(巴特鲁斯)平台连接,意大利公证人已经能够实现对于电子档案的相互操作;Bartolus平台即将与欧盟EUFides平台进行集成,以实现欧盟各国对公证电子档案的跨境管理,目前该项目已经委托法国公证人予以实施。

3.数字身份——身份验证和准入机制(Identity and Access Management - IAM)

为了满足对于安全性和隐私保护的需要,Notartel公司于2010年引入了数字身份验证和准入机制(Identity and Access Management - IAM),向符合要求的对象发放数字证书。只有持有数字证书并且经过验证的用户才可以登录使用专用网络的相关功能。这一技术的使用大大提高了系统的安全等级,确保授权用户安全访问的同时,还可以对用户在系统内的活动轨迹进行准确记录和追踪。


(三)小结

从法国、意大利两国公证信息化的发展历程,我们可以归纳出两国公证信息化建设的主要特点:

第一,从上至下的建设思路。由行业最高组织机构(法国公证人高等理事会、意大利全国公证委员会)设立特定的信息化组织部门(ADSN、Notartel),由后者负责公证行业整体的信息化规划及实施并且商业化运行是两个国家的共同点。

第二,统一的平台化建设。建立全国统一的公证人网络平台,并以此平台作为基础拓展功能,实现平台的数据存储、在线查询、数据交换和学习培训、网上拍卖、资讯发布等诸多功能。

第三,加强互通互联,注重安全性。强调与政府相关职能部门以及公证书使用部门的互联互通、注重安全性和隐私的保护、强化对授权用户的使用行为监督也是两国信息化建设的一大特色。比如,由行业最高组织机构制定数字证书的标准,并向全国合格对象发放数字证书,并对其在平台上的一切行为予以审计记录,可以有效的防止隐私泄露和档案被篡改;同时,还为电子公证书的出具奠定了牢固的技术基础。

第四,启动时间早。1998年,意大利统一公证人网络R.U.N.开始运行,至今已经18年。法国更是从上世纪八十年代便开始了创建数据库和电子信息技术的相关研究。

三、中国公证行业信息化进展现状以及存在的主要问题

中国公证行业的信息化建设始于2000年,与法国、意大利公证同行比较而言,中国公证的信息化起步时间也并不算晚。经过十余年的建设,公证行业在信息化方面取得了一定的成绩,但与最初的设想相差还比较远。这个巨大差距促使我们反思:当前行业的信息化工作究竟处于何种程度,如何整合公证行业零零散散的信息化成果,或者说行业信息化建设之进路究竟在哪里?

(一)第一波“公证电子化浪潮”

早在本世纪之初,中国公证行业的管理部门与业内有识之士就敏锐地注意到互联网将会给公证行业带来的挑战与机遇。经中华人民共和国司法部研究决定,于2000年9月15日正式成立‘网络公证’研究课题组; 2000年年底至2002年初,公证行业在南京连续召开两届“网络公证研讨会”,并制定了《全国网络公证计划大纲》; 2005年,笔者与当前电子证据研究的领军人中国人民大学刘品新教授、中国政法大学张楚教授等数位专家学者参加了一次有关网络公证的沙龙,就“网络公证的创新与发展”深入交流……应当说,公证行业对于数字化时代下公证发展具有相当的敏感性和行动力。

然而十多年过去,行业内能够拿得出手的信息化产品依然屈指可数。可以毫不避讳地讲,意大利、法国同行在全国范围内统一公证网络,接入政府相关职能部门数据库,并已经能够出具电子公证书的时候,中国公证在网页保全公证上依然延续上世纪90年代就在使用的截屏做法,依然延续纸质卷宗保管的传统,甚至有的公证机构连基本的办公自动化产品都没有,更遑论“公证的电子化”了,这一切着实让人感到惋惜。当然,这并非否定中国公证行业十余年来的信息化成果,造成这种局面的原因是多方面的。总体来看,在数字化的初始阶段,行业所展现出的这种前瞻性、敏锐性和创新性是非常值得肯定和骄傲的,但由于受到诸多方面的掣肘,电子公证的第一波热潮偃旗息鼓。

(二)“互联网+”战略背景下中国公证行业的新发展

近年来,特别是“互联网+”战略提出以来,公证的信息化和电子化呈现一片欣欣向荣的景象。上海市东方公证处率先推出了网上办证、在线抽奖和“公证证据宝”电子数据存管平台,并且推出了业内第一台公证智能自助服务终端;厦门市鹭江公证处推出了公证云在线公证平台、与厦门大学合作成立厦门大学公证法律与信息化研究中心、设立厦门法信公证云科技有限公司,建立了行业信息化智库和产学研一体化的运行机制;北京市方圆公证处和北京国际版权交易中心合作推出了“智慧保险箱”,探索电子公证在版权登记、流转领域中的新模式,而且其自主开发的网上公证申办系统也已成功运行多年;上海市卢湾公证处与上海数字认证中心有限责任公司合作,成为国内首家获得数字证书授权发放资格的公证处,并推出了“智慧公证2.0暨藏宝湾计划” ……

不仅如此,南京市南京公证处在电信业务电子合同公证、深圳市深圳公证处在利用互联网执行当地政府机动车限购政策方面也做出了大量努力。包括笔者所在的北京市长安公证处在内,都意识到数字化时代下公证工作需要与互联网紧密联系,不断寻求信息技术与公证结合的方式、创新公证流程,以满足当事人的服务需求和适应社会发展的需要。

(三)当前中国公证行业信息化工作存在的主要问题

从行业的角度来讲,不应当单单从当前的成果中看到成绩,还要看到其中的问题所在。笔者认为,当前行业信息化主要存在单兵作战、重复建设和认识存在误区、数据单向流动的问题。

单兵作战。独立自主进行公证信息化产品研发的多为一些业内所谓的“大处”,有着一定的经济实力。这种做法的优点在于可以从自身的需求出发进行软件产品的定制开发,软件的需求吻合程度较高。但是缺点也非常明显:一是定制开发的软件缺乏普适性。一般而言其定制程度越高,普适性往往也就越低;二就是软件的稳定性、安全性不高,效率低下。软件的开发是一项系统的工程,业内合作的软件公司一般规模小,开发水平也参差不齐,这往往会导致软件的稳定性差、安全性低、工作效率低下。三是运维成本高。单独建设的公证信息化产品一般都需要一定的硬件设施,需要配备专人进行维护,后期的软硬件更新升级还需要进一步投入资金,花费较高。

重复建设。近年来,为了给当事人提供更加高效、便捷的公证法律服务,公证机构进行了大量有益的尝试。比如开通网页、微信、APP等多种方式的公证申办通道,研发公证业务综合系统,开发电子数据保全工具等等。但这也导致了重复建设的问题,以北京地区为例,共有三家公证处分别研发了网上办证系统,且各处使用的公证业务系统也都有所不同。放眼全国,各种网上办证系统、公证业务系统、电子数据在线保全工具、公证APP更是种类繁多、数不胜数,这种重复建设的做法虽然也能够达到提升公证质量和工作效率的目的,但无疑是一种巨大的资源浪费,也不利于主管部门的监管。

认识误区。当前公证行业里对公证信息化有两个错误认识,一个错误认识是认为公证信息化的核心在于公证流程的网络化(电子化);另一个错误认识是认为公证信息化的本质在于公证证明方式的网络化(电子化)。当前行业在信息化建设方面的主要工作多集中在公证的“网络化”,也就是将公证的某个环节或者流程移植到互联网当中去。刘品新教授曾对此有一个非常切题的论述叫做“涉网公证”,只是“公证程序中的某个步骤或者环节通过互联网来实现,或者公证的对象与网络有关,它既没有突破传统公证的业务框架,也没有改变传统公证的流程,仍属于传统公证的形式”。公证信息化的的终极目标究竟仅仅是为了“把店铺搬到网上去”,方便当事人、提高工作效率,还是要真正意义上参与到“网络行为或者事件”真实性与合法性的证明中去?这是一个值得思考的问题。另一方面,现在很多人提出的通过事前审核当事人身份并发放电子证书(CA证书),当事人通过CA认证后在网络中的行为究竟能否采用公证的方式予以证明?笔者认为,对于公证程序的创新还是要慎而又慎,还需要在业内进行进一步的探索与研究。就笔者了解,无论是实质审查的法国公证还是形式审查的美国公证,对此都持消极态度。比如,法国2005年8月18日修改的《法国公证人文书制作条例(1971)》就规定远程视频公证在当事人一方必须也有公证人的在场见证;在美国,电子公证并不意味着公证人可以进行远程认证,相反美国《公证示范法》(Model Notary Act)和绝大多数的州都规定,在当事人进行电子签章的同时公证人必须在场,或者至少需要当事人在公证人面前确认电子签章是其本人所为。从上述两个国家的做法里我们也可以看出,“电子公证”的真正问题,并不是对“待证事实”进行远程确认,而是在网络空间中公证人的身份确认与识别问题。

数据的单向流动。公证机构作为法定证明机构,每天接收的证据材料和数据信息数不胜数,这其中既包括婚姻状况(婚姻状况证明、法院离婚判决、丧偶)、亲属关系等民生数据信息,也包括公司变更登记、签订经济合同、开放式基金募集、招投标等商事金融数据信息;既包括夫妻房屋约定所有权、股权代持、借名买房、公证登记等表征静态权利的数据信息,也包括股权转让、房屋买卖、机动车买卖等导致权利动态变化的数据信息。然而这些“无价之宝”到了公证机构便好像流入了巨大的深谷,一瞬间销声匿迹。如何让这些沉睡的宝藏找到正确的出口,流动起来创造价值,是值得行业思考的重要问题。


四、中国公证行业信息化现有资源分析整合以及进路

接下来的五到十年,中国公证应该搭上“互联网+”的快车,借鉴法国、意大利两国的先进做法,充分发挥行业最高组织机构的领导职能,调动行业现有的信息化人才、经验以及各种软硬件资源,整合目前区域化、个体化的公证信息平台,形成发展合力,从行业的高度推动“公证一体化平台”的建设。

(一)中国公证行业信息化建设的“本土资源”

为山九仞,岂一日之功。法国、意大利两国公证信息化亦经过了数十年的发展历程,方有今天夺目照人的优异成绩。中国公证虽然并未取得令人瞩目的信息化成绩,但令人欣慰的是十数年来中国公证同仁从未停止过尝试和创新的脚步。正如上文所述,中国公证行业在信息化建设方面虽然谈不上硕果累累,但也略有小成,产出了一批非常具有代表性的公证信息化产品。在开发建设过程中,行业还积累了丰富的人才资源和有益经验,着力吸纳和培养了一批懂技术、懂法律的青年骨干。

就地方层面上而言,多年来各地在公证综合业务系统、在线申办系统等软件系统的创新与研发方面积累了非常丰富的经验,公证业务办理流程、在线申办模式日臻成熟。上海市东方公证处、卢湾公证处,南京市南京公证处,北京市方圆公证处、中信公证处,昆明市明信公证处等几个耳熟能详的“信息化建设先进处”也都有了或专职或兼职的信息化建设队伍。厦门市鹭江公证处更是走在了全国的前列,设立了公证行业的第一个软件开发公司,与厦门大学合作设立了厦门大学公证法律与信息化研究中心。就整个行业的角度而言,由中国公证协会负责开发的“全国公证遗嘱备案查询平台”于2014年正式投入使用。该平台收录了自1980年以来全国3000多家公证机构办理的所有公证遗嘱,实现了全国跨地区查询服务。截至2014年年底,全国各公证机构已录入公证遗嘱数据109.6万条。该平台面向公证机构查询,已有31个省(区、市)的1944个公证机构在办理继承公证和遗嘱公证中使用平台查询10.3万次,将来条件具备时可适时向司法机关、行政机关及有关机构开放查询。 “全国公证遗嘱备案查询平台”的落成意义重大,它不仅仅使遗嘱公证信息的资源利用更加高效快捷,为全国公证人办理遗嘱、继承案件提供了便利,更是公证行业第一个全国性的数据平台,具有重要的标志性意义。 “全国公证遗嘱备案查询平台”的成功经验表明中国公证有条件、也有能力以行业为主导,进行全国性的大型公证信息化平台建设。

就组织机构设置而言,中国公证协会设立有公证信息化建设委员会,负责制定行业信息化发展总体规划,推动行业信息化建设,提升公证信息化、自动化和数字化水平。就理论积淀方面而言,中国公证人笔耕不辍,在“电子公证”、“公证信息化”、“互联网+公证”等领域取得了丰硕的理论成果。十多年来,仅在公证行业最高水平期刊《中国公证》上就有数十篇有关公证信息化的理论文章。

(二)整合公证行业现有平台、人才、理论资源,建设中国公证行业的“公证一体化平台”

临渊羡鱼,不如退而结网。笔者认为,中国公证行业信息化建设的当务之急应当是整合公证行业现有平台、人才、理论资源,效仿法国、意大利两国的做法在国家或者省一级建立公证行业的“二级平台”。将其建设成为“全国公证遗嘱备案查询平台”的升级版,将全国公证行业现有的业务系统与数据平台充分利用起来,形成分布式的数据存储中心和统一的管理、查询、数据交互平台,以实现各地公证机构对于本地数据档案的管理维护以及在全国范围的数据查询与传输功能,让公证数据真正在全国范围内充分流动。具体来说,行业“公证一体化平台”的建设应当坚持以下几个原则。

1.整合现有资源,杜绝重复建设

建立“公证一体化平台”并非要大破大立,将现有的信息化产品完全废弃、重新进行大规模开发,而是在目前现有的建设基础上进行整合。将当前各地区已经趋于成熟的公证业务系统和数据平台,通过开发“二级平台”的方式来实现联通。这种做法的优点,一是各地区可以继续使用原有的系统平台,不必大费周章“更新换代”;二是避免重复建设,原有系统平台一般基于其自身需求出发建设而成,更加符合当地公证机构的使用和操作习惯,一律抛弃使用既不经济也不符合各地区公证机构的自身利益;三是建立“二级平台”将当前所有正在使用的公证业务系统和平台联通,其本身不存储数据或者很少存储数据,只起到一个“索引”和“通道”的功能,有利于各地区对“本地”公证电子档案进行维护和管理操作。总之,通过整合分散、独立的业务和数据平台,在国家或者省一级打造“二级平台”,不仅对现有资源实现了有效利用、避免了重复建设,同时也达成了行业整合和平台化建设的目的。

2.盘活数据资源,建立数据锚点

前文述及,目前公证行业与外界的信息交换属于绝对的“贸易逆差”,长期的数据单向流入让公证行业积累了大量有价值的数据信息,这些数据信息经过“加工”最终却仅以纸质化公证书的方式对外提供,信息交换在质和量的方面均较为滞后。如何同时实现公证数据的“引进来”和“走出去”,让公证信息不仅仅在行业内流动,而是在社会治理的各个环节充分交换,从而体现公证价值,是公证信息化建设的重要课题。笔者认为,“公证一体化平台”既不能是“只进不出的貔貅”,也不能是“无源之水”,而是一个开放的数据平台。开放型“公证一体化平台”的建立有两个充分必要条件:一是要进一步推进公证数据的元数据化。当前公证数据的总体利用率不高,很大程度上是因为没有实现公证信息的元数据化。所谓元数据化,是指用数据来描述一个特定对象的各类属性。比如,建立当事人信息时要填写其姓名、性别、证件号码、婚姻状况、名下不动产机动车所有权情况等数据,这就是一个简单的元数据化。如果没有这些元数据的存在,而仅仅是图片或者其他文件的存在就谈不上数据的引入与导出。二是要加强公证数据与公证书使用部门以及政府相关职能部门的数据联通。政府职能部门既是公证证明材料的重要来源,也是公证书的重要走向之一。要充分利用相互依赖的需求关系,与政府部门建立“双向数据通道”,实现“数据多跑路,群众少跑腿”的要求。唯有如此,“公证一体化平台”才能成为社会公共信息交换的重要一环;也唯有如此,才能真正意义上盘活“公证数据资源”,发挥公证机构在公共信息数据交换中的“锚点”作用,充分彰显新时期背景下公证在社会治理中的不可替代性。

3.系统规划功能,彰显平台价值

公证一体化平台必须从当前行业信息化建设的实际需求出发,系统地规划平台的相关功能,实现平台监管、查询、管理、数据交换、学习研究、法规检索的功能,彰显一体化平台建设的价值。笔者认为,公证一体化平台的搭建应当以公证综合业务系统和公证档案管理系统的建设为核心,分别建立公证管理系统、数据交换共享系统、公证人统一邮件系统、公证人(公证书)在线核实系统、法律法规检索系统、公证在线培训学习系统等等;与此同时,还要加强与公证相关的业务子平台建设,比如遗嘱信息平台、公证登记公示平台、电子证据保管平台、网上签约平台、网上招投标平台、网上拍卖平台等等。总之,围绕公证综合业务系统和公证档案管理系统这两个系统的建设为核心,以公证一体化平台为依托,根据信息技术的发展和实际工作的需求不断增添系统功能和业务子平台,是公证信息化建设的需要,也是彰显公证一体化平台价值的重要方面。


五、结语

自互联网发展普及以来,法国、意大利两国在公证信息化建设方面取得了显著的成绩,从单个的系统建设到一体化平台的搭建,从行业最高机构整体发展规划到信息化建设专职机构的研发推广,法意两国公证信息化的发展历程对我国公证行业无疑具有宝贵的借鉴意义。中国公证行业需要从行业的角度对当前信息化资源进行整合,借鉴法国、意大利两国的先进做法进行“公证一体化平台”的系统建设,盘活公证数据资源。

应当说,对当前公证行业而言“公证一体化平台”的建立具有重要的现实意义:它是规范执业行为、提升公证质量,实现公证行业跨越式创新发展的需要;是适应新时期公证管理工作不断升级的需要;是加强与政府职能部门以及银行、证券等企业数据交换的需要;是“数据爆炸时代”公证档案管理数字化、科学化的需要;是不断优化公证服务流程,实现高效、便民服务目标的需要;是不断整合公证现有资源、加强公证机构间协同工作的需要;是统计分析经济社会结构变化,把握社会各领域发展变革脉动的需要;更是将公证建设成为信息化时代公用信息资源数据交换的锚点,彰显公证推动社会正常运转不可替代性的需要。

*本文为作者在2016年4月16日上海“纪念公证法实施十周年暨互联网时代下公证发展的传承与创新”论坛上发言,载《中国公证》2016年第11期,为方便阅读略去注解。

童悦敏
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