刍议公证接待中的审查 ——兼从四个案例谈“望、闻、问、切”
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稿件来源: 北京市长安公证处微信公众号发布时间:2017-07-28 13:46:23

 

  公证审查贯穿在整个办证过程中,无论是与当事人面对面的接待环节,受理后的调查核实环节,还是起草证词后的领导审批环节,每一环节都重点涉及对公证事项的审查。然而,在这些审查环节当中,公证接待中的审查尤为重要,因为在整个办证过程中,这是唯一可以与当事人面对面接触,向其了解和询问办证诉求,直接进行倾听、观察并感知待证对象,从而判断能否办理公证以及预测办证风险的机会。

  一、公证审查的对象和内容

  笔者认为,公证审查的对象和内容包括两个层面:事实审查和法律审查。事实审查的侧重点在“真实性”上,主要是对当事人所申办的公证事项是否真实,即是否确实存在过或发生过进行审查,其内容包括对其所提交材料和陈述的真伪进行甄别,对其有效性、确定性、一致性等进行辨认。在事实审查的过程中,既包括对人的审查,也包括对物的审查。而法律审查的侧重点则在“合法性”上,主要是对当事人所申办的公证事项是否合法,即是否为法律所允许和认可,甚至是否符合社会公认的道德准则、行为惯例和公序良俗等进行审查。

  从公证立法上,对事实审查和法律审查的要求也同样得到反映。根据《公证法》和《公证程序规则》的相关规定,“公证机构办理公证,应当根据不同公证事项的办证规则,分别审查下列事项:(一)当事人的身份、申请办理该项公证的资格以及相应的权利;(二)提供的文书内容是否完备,含义是否清晰,签名、印鉴是否齐全;(三)提供的证明材料是否真实、合法、充分;(四)申请公证的事项是否真实、合法。”从上述规定来看,前三项是有关事实审查的要求,既包括对人的审查,也包括对物的审查;第四项则是有关法律审查的要求。既然明晰了公证审查的对象和内容,那么在接待工作中如何审查?如何拿捏尺度才能既照顾当事人的感受,体现对其的尊重,又能恰到好处地向其了解我们需要掌握的信息于细微处发现问题?笔者将在下面与大家一起分享亲身经历的几个案例,谈一下自己的体会,望大家多提建议。

  二、公证审查的技巧——“望闻问切”

  公证接待中我们与大多数当事人都是初次见面,对其申办何种公证事项、能够提供哪些证明材料、证明材料的来源出处以及申办公证的真正用意和目的等一无所知,而值班时的接待工作还有时间要求,不能让当事人等候太长时间,公证员需要在短暂时间内迅速进行审查,在这短暂时间内要完成看材料、问问题、解质疑、做决断等一系列工作,甚至还要提供公证法律咨询、澄清法律误解、适时提出建议等……在一系列紧张的工作当中,稍有疏忽就容易出现纰漏,因此接待工作中的风险不容小觑,而要化解和规避办证风险,就要对审查工作予以足够重视,还要掌握一定的方法和技巧。

  (一)望:仔细观察、甄别真伪

  通过仔细观察,一是要审查当事人的身份和民事能力,即当事人提供的证件是否真实、是否与其本人相符,是否具有办理该项公证所应具备的民事权利能力和民事行为能力以及当事人的行为举止谈吐是否异常等;二是要审查当事人提供的证明材料是否真实、相互之间有无矛盾之处、证明材料的出具机关是否有权出具等。

  笔者在接待中曾遇到一对来办理委托公证的当事人夫妻,两人都五十岁左右,要委托他人出售房产,二人所提供的办证材料真实齐全,委托人身份与证件相符,并无任何异议。笔者通过与其二人交谈询问,也没有发现任何问题,随即为其办理。然而在办理过程中笔者发现一个小细节,即当笔者将公证申请表、委托书、谈话笔录等文件交给二人签字时,都是丈夫一方主动接过文件并仔细阅读,然后确认无误自己签字后再交给妻子签字,并用手指在文件的签字位置示意妻子签字,妻子才一笔一划地歪歪扭扭写上自己的名字。妻子在办证和签字过程中并没有阅读上述文件,也没有提出任何问题。笔者心生疑虑,虽然当事人的材料没有问题,委托人也具有签字的能力,但是无论如何妻子一方也不能这么不关心自己签署的委托书吧,仿佛置身事外的样子!笔者决定试探性地问一下妻子,“我看您签字签得挺认真的,这些文件您就不看一下吗?是不是打印的字体太小您看不清楚啊?”妻子随即说:“我不认识字,就会写自己的名。”笔者汗!随即补充说:“要不我给您念一下吧,您是委托人,这些签字的文件您应该知道是什么内容。另外我们笔录要稍微修改一下,要把我给您念文件的内容反映进去。”委托人欣然同意,笔者又一番工作进行完善……

  通过这件事,让笔者明白了接待工作中仔细观察的重要性,心中有疑惑就要随时提出来并得到合情合理的解释。在接待工作中保障和落实当事人的公证权利、履行告知义务,并不仅仅体现于当事人签字的一纸文件,我们的公证职责也并不止于当事人签字画押即可。如果当事人看也不看就签文件,甚至根本就不认字而只会签自己的名字,那么公证书在使用中真正发生问题或出现风险的时候,仅有当事人签字的一纸文件并不能当然成为我们免责的护身符。因此,公证接待当中容不得半点马虎和侥幸,只有仔细观察,才能洞悉异常,甄别真伪。

  (二)闻:用心聆听、捕捉微妙

  通过认真聆听,一是要审查当事人申办公证事项的真实意图,是否有规避法律之嫌,是否有以合法形式来掩盖非法目的;二是要通过其言语表达是否流畅、是否停顿磕绊、是否相互矛盾等来判断其所述情况是否真实;此外,也可通过语言表述中透露的气息态度,例如积极、坚定、犹豫、勉为其难或闪烁其词等来进行辅助判断。

  笔者在接待中曾经遇到这样一个案例,有位女士到长安公证处办理继承权公证,要继承其父母留在银行的存款,该女士是上世纪七十年代生人,其父母均为上世纪二十年代生人,年龄相差近五十岁,该女士还向公证处提供了其本人的独生子女证,证明其父母只有她一个子女。此外,更重要的是,该女士已在外地某家公证处办理了继承其父母在该地所遗房产的继承权公证,在该继承权公证书中,已对该女士的唯一法定继承人身份进行了确认。笔者心中虽有几分疑虑,但是既不能无视上述继承权公证书的存在,也不能从当事人提供的材料中找到漏洞,很是为难。于是在接待过程中,笔者花了很长时间与当事人交谈,以期通过深入交谈向当事人详细了解情况,当事人有较高的文化水平,在此过程中也很配合理解,并向公证员详细介绍了家庭情况以及其父母晚婚的原因,并讲述在特定历史年代下其父母的遭遇。笔者感觉这位女士还是很坦诚的,所有的表述也合情合理,与她提供的材料也能相互印证。整个谈话过程基本上都是该女士在说话,笔者感觉她的好多话似乎都像是倾诉,虽然有些与笔者问的问题或办理该项公证毫无关系,但是笔者也并未打断,该女士就一直说了很多,直到一句话引起了笔者的注意,之前是笔者问她:“您父母亲就您一个孩子啊?那个年代挺少的。”这个问题在谈话中笔者曾经换着说法问过几次,但是前几次问时她都回答说只有她一个孩子,然而在谈话最后笔者找个机会又一次问她时,她却说:“如果他们有自己的孩子,就不会有我了。”语气和神情很是落寞。笔者感觉似乎她并非父母亲生的孩子,于是在谈话快结束的时候,笔者也直接问她:“您是您父母亲生的吗?”她说:“不是,我是被抱养的,这也是不久前父母去世后才确认的,以前我也只是怀疑。”然后尴尬地笑了一下,眼中含泪。当事人说完这话后,笔者并未向对其他恶意隐瞒情况的当事人一样对她心生憎恶,因为从将近两个小时的谈话中,笔者除了感受到这位当事人的坦诚之外,还感受到了她在确定身世不久连自己都不知如何面对时,又要面对我这样一个陌生人询问时的那种欲言又止和无从说起的困窘,她并不是刻意隐瞒,而是在等待诉说的机会和积攒诉说的勇气,亦或是在谈话中向我暗示和传递这种信息,只是她在感情上还无法直接说出口,难怪她会在谈话中说许多与公证事项无关的事情,并不时回忆她的父母怎样怎样、她的儿时怎样怎样。

  我想,我应该感谢这位当事人的坦诚和勇气,并不是每个当事人都能做到。通过和这位当事人谈话,也让我懂得,在公证审查中要做个倾听者,给当事人足够的时间去酝酿情绪,不要急着催促他们赶紧谈完签字。有些情况当事人之所以没有说,并不都是恶意隐瞒,有时只是无法启齿,尤其是涉及个人隐私方面的;有时是法律意识欠缺,认为这些情况说和不说都一样,没有区别……所以,在面对我们同样陌生的当事人的时候,我们要学会耐心倾听。倾听,同样是公证审查的一项技能。

(责任编辑:刘昂)
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