从公证执业风险的防范探讨公证询问/谈话笔录的制作的技巧
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稿件来源: 公证文选微信公众号发布时间:2017-09-04 11:27:52

从公证执业风险的防范探讨

公证询问/谈话笔录的制作的技巧

作者:潘微

公证询问/谈话笔录是指公证员在办理公证事项的过程中,为履行法定告知义务、探求当事人内心真意、核实公证事项真实性、规避自身执业风险、提供更好的法律服务而通过询问交谈的方式与当事人或其他利害关系人、证人进行言语交流,并就交谈内容所作的书面记录。一句话,公证询问/谈话笔录就是对公证当事人的询问内容进行记录,询问/谈话笔录的法律意义在于它更忠实地记载了公证活动的实际情况。

为了提高工作效率,各类公证事项的询问/谈话笔录“询问部分”已经形成固定模板,特殊的个案中会针对实际情况增加或删减部分询问内容,这是公证行业惯常的做法。最近出现了很多假人公证事件,为防范假人,很多公证处都启用了人脸识别、身份证验证等仪器。不能否认这些科技手段的作用,但我们也不能忽视传统的询问程序对防范假人的功效,比如厦门市鹭江公证处归纳总结的“防止假人常见的问题集锦”,简洁、实用、操作性强。

北京老人房屋被骗事件,涉及赋强及委托公证,当事人及家属诟病公证询问/谈话笔录:“来自不同家庭、不同背景的老人给出的所谓的回答,却完全雷同”。目前案件调查结果尚未出来,敲响的警钟却仍需引起我们行业的自省和反思,当我们的公证书被质疑的时候,我们的公证询问/谈话笔录是否经得起检验?

一、公证事项询问/谈话笔录的重要意义

(一)公证询问/谈话笔录是公证员办理各类公证事项的必经程序。公证事项的办理,均始于公证事项当事人的申请,当事人办理某项公证的申请除体现于当事人书写的公证申请书、填写的制式公证申请表外,还体现于公证事项的询问/谈话笔录。根据《公证程序规则》第二十九条的规定,采用询问方式向公证事项的当事人、公证事项的利害关系人或证人了解申办公证事项的有关情况,询问有关内容,应当制作笔录。

(二)制作公证询问/谈话笔录可以确认当事人身份及意思表示。公证员通过制作笔录与公证申请人交谈,进行双向的交流沟通,以此来判断当事人是否具备民事行为能力。通过当事人对于公证事项的的情况所作的表述,判断其是否思维清晰、能否自主、准确表达真实意愿及其身份情况和所申办公证事项的真实性。如对当事人身份存疑,还可以深入细致交谈,对其进行进一步观察,通过制作笔录去伪存真。对当事人提供的文件材料的瑕疵在笔录中作交待,解决材料本身无法解决的瑕疵解释问题。例如当事人证明材料的措辞,行文瑕疵或是几个文件材料间的矛盾等可以通过笔录形式,对当事人进行询问和提出质疑,将当事人的解释、说明记录在笔录中。

(三)公证询问/谈话笔录是公证人员为公证事项当事人草拟法律文书,草拟公证证词的重要依据。公证除有证明的功能外,它还具有引导、规范当事人合法实施民事法律行为的功能,公证人也有引导当事人、为当事人起草法律文书的职责。根据《公证程序规则》第三十四条的规定,应当事人请求,公证员可以代为起草、修改申请公证的文书。在公证实务中,民事类公证事项涉及的婚姻财产协议、委托、声明书、遗嘱、赠与书、赠与合同等法律文书,一般是由公证人员代书、代为打印并经当事人确认无误后签名;保全证据类公证事项涉及的办证原因、用途等作为公证证词的依据,而这些文书的内容、草拟证词的依据在询问/谈话笔录中应有记录,询问/谈话笔录记载的内容即是代书的内容、草拟证词的重要依据。需要注意的是代为书写的法律文书应与询问/谈话笔录中记载的文书内容一致。

(四)公证询问/谈话笔录内容是公证事项当事人申办公证的重要证据。询问/谈话笔录询问/谈话笔录询问/谈话笔录当事人的办证结果不外乎两种情况:一是当事人就公证人员的询问内容回答真实,说了实话,使公证事项真实合法,被证内容得以成立。二是当事人就公证人员的询问内容,回答了假话,其内容不真实、虚假,使公证事项形成错证。而如果公证事项因错证被撤销,造成后果在评断错误公证的责任时,当事人也应承担回答不实之责。公证事项当事人面对公证人员的告知、询问做出的回答,记录在询问/谈话笔录上,当事人在询问/谈话笔录上签名,即表明当事人对询问/谈话笔录记载内容的认可。这实际就是当事人陈述,而当事人的陈述是《民事诉讼法》确定的证据类型之一。可见,询问/谈话笔录也是证据,即经当事人确认的询问/谈话笔录记载的内容不论是当事人说了真话还是假话,都是一种客观事实。

(五)公证事项询问/谈话笔录是公证事项当事人承担义务,公证机构处理投诉、复查公证案件,认定责任的重要依据。根据《公证法》第二十七条“申请办理公证事项的当事人应当向公证机构如实说明申请公证事项的有关情况,……”及第四十四条:“当事人……提供虚假证明材料,骗取公证书的……,应依法承担民事、给予治安管理处罚及追究刑事责任”的规定,申请办理公证的当事人如实向公证机构、公证人员说明、回答申办公证事项的有关情况,向公证机构提供与公证事项有关的真实的证明材料是公证事项当事人应履行的法定义务。公证人员办理公证事项与公证事项当事人作询问/谈话笔录时,应当告知当事人这些规定,并作好记录,从心理上提醒、警戒当事人应如实陈述,提供真实的证明材料,不得提供虚假公证材料、不得提供虚假陈述,否则应承担法律责任。如果经公证的事项一旦产生纠纷,涉及复查或诉讼,引起赔偿甚至追究治安、刑事责任时,询问/谈话笔录中记载的当事人的虚假陈述内容也就成为追责当事人的重要依据。

二、作好公证事项询问/谈话笔录应具备的素质

(一)公证人员应熟知办理有关公证事项涉及的法律、法规、办证规则及行业规范性意见。如办理股权继承权公证,给继承人作询问/谈话笔录,公证员应熟知《中华人民共和国继承法》、《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国婚姻法》、《中华人民共和国公司法》等法律及最高人民法院关于贯彻执行《中华人民共和国继承法》若干问题的意见、贯彻执行《中华人民共和国民法通则》若干问题的意见及关于适用《中华人民共和国婚姻法》若干问题的解释一、二、三等有关司法解释;应熟知中国公证协会制定的《办理继承公证的指导意见》等有关规定。只有熟悉与办理公证事项相关的法律、法规、行业规则,有意识地将法律、法规、规则应用到公证事项询问/谈话笔录中,才能作好具体的公证询问/谈话笔录。

(二)公证人员应具备熟知办理各类公证询问/谈话笔录的主要内容、要点,做到询问哪些问题心中有数。不论是询问当事人还是询问利害关系人、证人,也不论办理何种公证事项,询问内容有其共通性,但各类公证事项的询问又有各自不同的内容即差异性,因此在询问要点上也存在差异,有的公证事项可能会问及某个特殊问题,有的公证事项则不一定需要问及。总的来讲,公证人员应针对具体的公证事项,当事人办理公证事项的不同用途,根据当事人与申办的公证事项在权利义务方面的关联情况,把握应当询问记录有关内容。

(三)公证人员应懂得询问/谈话笔录的技巧。所谓询问技巧是指与当事人、利害关系人、证人作询问/谈话笔录交流时应讲究询问的科学方法,即应明白哪些问题可以先询问,哪些问题可以后询问,哪些问题应重复询问,哪些问题应单刀直入,哪些问题应迂回绕道询问,哪些实质问题在什么阶段询问,哪些时间出其不意询问,让被询问者回答真话,都应该是有讲究的。例如,在询问放弃继承权的申请人,应询问其对遗产的态度,而不宜直接问是否放弃继承权?在办理夫妻财产约定为一方所有作询问/谈话笔录时,应询问清楚当事人一方为何将财产约定为另一方所有的真实原因,从而确认当事人办理夫妻财产约定的意思表示是否真实。

(四)公证员在询问过程中,应懂得应用心理学,注意观察被询问人答话的语气、声调和动作表情,判断被询问人的陈述的真假,确保公证询问/谈话笔录的真实性和合法性。公证事项的当事人在回答公证人员询问内容时如说谎、提供虚假情况,在其面部表情上一般会或多或少有所反映,回答问题有急促、语意较乱、眼神飘忽的反映特征。这种细微的表现需要公证人员敏锐的洞察力去感觉。公证员通过与公证事项当事人面对面的谈话,交流与公证事项的有关情况,可以凭直觉悟出当事人有无说谎,提供虚假陈述的情况。如果一旦洞察、感觉到当事人未如实回答某个关键问题,公证人员应就该问题揪住不放,想方设法继续追问,直至内心确认当事人回答属实。假人委托卖房公证中,除其他原因外,其中一个重要原因就是公证人员与当事人作询问/谈话笔录时“按部就班”,按事先设计的固定询问格式,机械地履行了程序式的询问,而没有洞察、悟出当事人当面说谎的情况。

(五)公证人员在询问当事人时应懂得应用逻辑学知识。逻辑学是一门以推理形式为主要研究对象的学科,它具有工具性和方法论的功能作用。公证人员与公证事项当事人、利害关系人、证人作询问/谈话笔录时应自觉应用逻辑学知识,做到询问内容条理清楚,意思明确;问答应顺其自然,引用法律术语要简单、大众化,让当事人明白;询问应围绕主要内容环环相扣,步步深入,直达询问目的----了解与公证事项有关的真实情况;笔录不能前后自相矛盾,要自圆其说。

三、制作询问/谈话笔录应注意的问题

可以说询问/谈话笔录的质量直接关系到公证卷宗的质量,是决定优秀卷宗成败的关键环节。要做好询问/谈话笔录应注意以下几点:

1

要避免把询问/谈话笔录制作成诱导式或者提示性的笔录。比如,应该询问当事人办理什么公证,而不是直接问当事人是不是办理卖房公证、是不是办理放弃继承声明公证,应该问当事人“你的婚姻状况是怎么样的”,而不是直接问“你跟XX是不是原配夫妻”。

2

落实清楚被询问人身份。制作笔录时要问清被询问人的住址、联系方式、居民身份证号码等,也就是说笔头上要填写的地方,要尽量填写完整。但是有一个问题是容易被忽视的,特别是证人,要问清与当事人的关系,如有无亲属关系、同事关系等,这里会牵涉到证词的真实性、可靠性及证词的证明力大小的问题。

3

重点内容、重要情节有必要重复询问。作询问/谈话笔录时在大概情况写好后,要再回过去,要对方对已讲过的某些问题、某些情节再详细讲一遍,我们也再记一遍。如此一来可以突出反映出某一问题、某一情节的真实性、可靠性,提高询问/谈话笔录的证明力。

4

重要内容和细节要详尽记录。内容记一半,记不全的毛病常有人犯。有的询问/谈话笔录对有的事情重点和要点已经提到了,你稍稍再追问一下记一下事情就清楚了,但是公证员就是没有追问下去,没有下文了。比如一个委托书公证,离异后取得房屋所有权的所有权人要处分名下房产,但是什么时候买的房产,是否属于夫妻共同财产,离婚时是否分割该房屋就没有去追问或者追问不穷尽,这样的笔录只能算是半成品。因此我们在询问时,有的问题要展开来问,多问几个为什么是这样的?为什么不是这样的?尽量做到问题问穷尽,记录记穷尽。

5

记录要客观,避免先入为主。我们在制作谈话笔录时不能掺入询问人或者记录人的主观意识,要真实、客观地反映当事人的所讲的真实意思。我们要尽量做到原话原记,有的只有原话才能反映出当时的情况或者事情的本质。特别是有些土话、方言,如果不照原话记很难反映出原意。如果改为通用的普通话,意义就差了很多。如果被询问人谈话没有逻辑性,经常偏题,我们也不一定按照被询问人的原话记录,只要把对方所讲的内容概括下来记录也可以,但前提是不偏离被询问人所讲的原意。

6

认真核实询问/谈话笔录。询问/谈话笔录做完,交当事人签字确认前,公证人员要逐字逐句的核对,把笔录中语句不通的、有错别字地方,逐一找出加以纠正。最后将询问/谈话笔录交当事人确认并请当事人在每一页签名、按指印。对于不认字的被询问人,制作笔录后要认真向其宣读记录的内容,宣读后,还需要询问“你是否已经听明白向你所读的内容?”

总之,公证员制作笔录过程是公证活动重要的环节,是公证员与当事人交流沟通的有效载体,通过制作公证询问/谈话笔录这一动态过程了解和掌握当事人的事实情况,也借以履行了告知义务,公证询问/谈话笔录询问/谈话笔录在公证活动过程中发挥着其他材料不能替代的防范执业风险的作用,如何将询问/谈话笔录询问/谈话笔录内容制作的全面、完善、高质量,应是每位公证员的必修课。

(责任编辑:童悦敏)
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