北京市中信公证处
多措并举落地“最多跑一次”改革部署
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稿件来源: 中国公证网发布时间:2017-09-13 14:33:24

  为贯彻落实司法部、市司法局关于办理公证“最多跑一次”试点工作要求,北京市中信公证处在深入研究的基础上,迅速部署安排,采取多项措施确保改革落地。

一、全面梳理,主动公开

一是梳理事项清单。组织人员对全部公证服务事项材料要求、办证流程等进行梳理,尤其对试点文件要求的出生、身份、曾用名、学历、学位、职务(职称)、资格、证书(执照)、文本相符等常见公证服务项目,明确办事流程和服务内容,做到“四个减少”,即减少办事环节、减少办事材料、减少办事流程、减少办事时间。二是主动公开流程。在官网上将各事项的基本信息、办事流程、申报材料和常见问题解答等及时更新推送,在接待大厅醒目的地方张贴办证流程及文字说明,对办证各环节进行详细说明和后续环节提示,根据各事项的办证流程修订宣传指南、告知单、材料清单等,投放至接待窗口,使当事人及时了解办证信息。三是畅通咨询答复渠道。公开咨询电话和网上咨询路径,安排专人接听电话,确保工作时间正常接听,接听时一次性告知清楚,尤其是办证所需材料,努力做到咨询电话一打就通、咨询事项一口说清、网上咨询快速答复。

二、优化措施,贴心服务

一是优化窗口服务。增设业务窗口,安排业务素质高、工作能力强、服务态度好的公证人员办理窗口业务,建立窗口人员动态调整机制和科学的分流机制,由专人接待、引导,减少当事人现场排队等待的时间和往返公证机构次数。部分公证事项即接即办,经当事人申请可当场出证,避免“再跑一次”。二是改进送达方式。在公证处前台设立快递送达的提示可供办事人选择,根据当事人的需要,在与当事人协商一致的基础上,采取快递方式发送公证书,需要寄送公证书的,在询问笔录中明确公证发送的方式,寄送回单留卷备查,自8月份试点以来,共快递寄送文书2000余件,得到了当事人的肯定。三是加强上门服务。对残疾人、生病卧床或行走不便的人员,经申请后进行上门办证服务,努力做到特殊人群“足不出户、公证到家”;对搬迁安置、涉“疏解整治”等公证,定点设立公证服务站,为群众提供“一站式”服务。比如,在西城区三里河南区设立公证服务站,为该区危房改造项目提供公证法律服务,办事群众可就地就近办,实现变“长跑”为“短跑”。

三、搭建平台,强化管理

一是加强线上平台建设。加强网站、微信公众号等平台建设,推行在线APP申办公证业务,通过网上申请、受理、审批、指派等,实现申请与受理同步,审批与指派同步,目前中信公证APP集合了在线申办、在线预约、材料上传、在线付费等多种功能,变“线下跑”为“线上跑”,申请人只要带着原件到公证处核实后立等可取公证书。二是完善办证系统。进一步调整完善办证系统,修改完善文书模板,鼓励经验丰富的公证员分享、共享优秀模板,相互促进,共同提高公证受理、登记、审批、出证等环节工作效率。三是推动建立信息互联共享平台。加大沟通协调力度,加强与法院、民政、档案等部门的协作配合,建立公证服务查询系统,实现与这些部门的数据互联对接,为办理公证业务提供有效的信息核实手段,比如与石景山区人民法院建立涉及公证信息资源共享机制,可通过电话、互联网等方式查阅被执行人的身份信息、联系方式;与西城区民政局建立婚姻状况快速查询通道等,在提高工作效率的同时,通过主动核实,帮助解决当事人“开取证明材料难”等问题,让群众少跑甚至不跑。

(北京市中信公证处供稿)

(责任编辑:刘昂)
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