一份“简单”的涉外保全证据公证书
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稿件来源: 公证文选微信公众号发布时间:2018-06-06 12:48:35

    王 建 北京市方圆公证处

       说是一份简单的涉外保全证据公证书,其实既“简单”又不简单。说“简单”主要是指案情简单,不复杂,公证书证词不足500字。公证书所保全的证据是一份书证,该书证又是一份此前出具的普通的继承公证书。若是仅此而已,也就没什么好点评的了。不过,这份保全证据公证书又有其不简单的一面,也就是亮点之处。

       申请人自身权益得到有效保护

       LI某原为中国人,后加入德国国籍,在国内通过公证方式继承了其父亲遗留的大额存款,并已将存款转账至LI某名下的银行账户中。我们知道,各国对境外资金进入有严格的管控,目的是防止境外非法资金流入,保护本国金融安全和国家安全。LI某继承的存款数额大,达到了德国金融管理的范围,因此,德国有关机构要求LI某对该笔存款的来源进行说明并报税,但继承公证书系继承国内遗产使用,按司法部文件规定,需要按国内公证文书要求出具,典型特点是不使用涉外公证专用水印纸,导致公证书在境外不能被采纳。但是,如果不能以有效法律文书向德国有关部门证明其该笔财产来源,申请人可能面临法律困境,要承担相应法律责任。公证机构通过保全书证方式,对原继承公证书办理保全证据公证,且按司法部规定的涉外公证书要求,编涉外公证书号、使用公证专用水印纸出具并附德文译文,再经过领事认证,公证书就可以在域外发生法律效力,被有关机关接受和认可。这样,申请人的需求得以实现,合法权益得以有效保护。

       实现了国内公证书向涉外公证书的转换

       《中华人民共和国公证法》第二条规定,“公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。”涉外公证业务中对有法律意义的事实和文书进行公证,从某种意义上说就是将国内文书转换为涉外文书。公证是文书转换过程中的一个基础平台和形式,公证书则是转换的有效载体。公证书是有法律意义的文书之一种,在符合有关办证规则的前提下,可以应申请人的申请进行公证,包括用于涉外目的,即将国内公证书(原本为涉外公证书也一样)转换为涉外公证书。这份涉外保全证据公证书转换的就是一份普通的国内继承公证书。

       尝试适用要素式公证书格式

       公证书格式分为定式公证书格式和要素式公证书格式。定式公证书格式是指按照固定的格式语言,填充其中的变量撰写的公证书;要素式公证书是指公证书内容由规定的要素构成,文字表述等则由公证员酌情撰写的公证书。

       实践中,发往域外使用的公证书主要为定式公证书。像这个公证需求,很容易想到用定式格式第33式证书(执照)格式或第35式文本相符格式出具公证书。然而,通常情况下,领事认证部门不对适用第33式、35式“公证证明公证书”或说“再公证”的公证书认证。理由是公证是证明其他文书的,不能对有效的公证书进行再次公证。

       如前所述,申请人公证的目的是用于说明资金来源和申报纳税,其理由正当,也符合当事国对流入资金的管理实情。那么,公证员采用了变通方式或说是创新方式,对原继承公证书按保全证据方式进行公证。这样,还可以将申请人的目的描述在公证书证词第一段申请人“称……”的部分,比起适用定式格式第33式或第35式,不仅是格式的变化,而且使得公证书内容丰富,语意完整,让公证书使用机构在审查公证书时,对该公证书的用途一目了然。

       那么,是否可以在涉外公证业务中使用要素式格式呢?2000年《司法部关于保全证据、现场监督、合同协议三类公证书试行要素式格式的通知》中,要求发往域外使用的涉外、涉港澳台公证书仍使用定式公证书格式,不得随意扩大要素式公证书格式的适用范围。不过,2008年《司法部关于推行继承类、强制执行类和法律意见书格式的通知》则强调了推行要素式公证书格式的重要性,一方面,要素式公证书能够更好地满足社会多层次、多方面的公证法律服务需求,有助于进一步拓展公证服务领域,使公证工作更好地适应经济社会发展的需要;另一方面,要素式公证书更加符合法律规定的公证文书作为“认定事实的根据”的标准和要求,有助于进一步强化公证文书的法律效力。可见,司法行政机关对要素式公证书的使用范围采取了开放态度。事实上,随着我国改革开放的进程,国际交往和民间往来日益广泛,特别是 “一带一路”战略的共商共建,公证机构出具的涉外保全证据、继承公证书使用要素式格式并不鲜见。

       在与领事认证部门沟通交流中了解到,他们接受以保全证据要素式公证书格式对既有公证书的证明形式,予以办理认证。

       证词表述的亮点,抓住了申请人申请公证的用途目的的核心。

       保全证据公证书写作关键点之一,是申请人称……这部分的表述,既能看出公证员对该案特点的把握,也能体现公证员的文字功底和当事人申办该公证的权利依据、目的。我们习惯用几个“W”来形容,如侵权类保全,一般表述为:谁(Who)的什么(What)权利被谁(Who)在哪里(Where),以什么(What)方式侵权、申请以什么(What)方式进行保全证据等。本案例中,表述为“称申请人LI某在中国境内继承了其父亲李某的遗产,为向德国有关机构说明款项来源和报税,申请对其提交的继承公证书办理书证保全证据公证。”很好地使用了几个“W”,进行了全面准确地阐释,同时,也限定了公证书的使用目的,防止被不当利用。

       彰显了公证的价值。

       在新时代,人们对公证法律服务的需求不断增加,其中也包括涉外公证服务需求。公证应当以社会需求为导向,以提供优质高效法律服务为要义,让当事人在申办公证过程中有良好的获得感,实现其对美好生活的需要。因此,公证机构应当进行公证理念的升级换代,创新公证服务手段和方式,从传统的单一证明思维向综合法律服务转变,从简单粗放型发展向综合质量效益型转变,向主动承担社会责任转变;消除固有证明方式思维定式,分析当事人陈述表象背后的真实目的和用途,依法依规灵活运用公证服务手段和证明方式,最大限度满足当事人公证意愿,实现其合法正当目的,实现公证的社会价值。

       本案中,LI某办理的继承公证书不能直接在德国使用,因为LI某继承的是国内财产,我们也不能将继承公证书再编涉外号加翻译给当事人。那么,综合国内公证认证的规定以及德国公证制度具有实质审查的要求,公证员大胆创新,突破发往域外的公证书通常使用定式公证书格式的传统思维,采用对继承公证书进行书证保全的方式公证,满足了当事人的需求。

       公证实务中,经常有申请人(有时申请人已故,其配偶、子女等近亲属)为在域外办理继承或其他有关法律事务,申请对八、九十年代甚至更早的公证书制作副本或重新出具公证书(有人手里还珍藏着当年的公证书,因为公证时间久远,认证部门不予认证)。根据司法部公证司《关于制发涉外、涉港澳台民事公证书副本问题的通知》﹝(97)司公字010号﹞规定,1992年4月1日前出具的公证书一律不再制发副本。之后出具的婚姻状况、无犯罪等证明对象具有可变性的公证书,自公证之日起超过六个月的,不再制发副本。当事人要求制发副本的,按规定程序重新办理。2006年10月,司法部印发《关于制发涉外、涉港澳台民事公证书副本有关问题的批复》(司复﹝2006﹞16号),对《公证法》实施后公证机构名称已经或即将发生变化的情况,对涉外、涉港澳台民事公证书副本制作作出新的规定,即制发公证书的原公证机构名称变更或合并(除原公证员未变动,公证书出具之日起未超过六个月,可制发副本外)、撤销的,不再制发公证书副本,按规定程序重新办理公证。对于不能制发副本又因各种原因不宜重新办理的以及如本案例这样,原公证书不能被直接使用的情况,只要申请人有确实合法合理目的需求,在符合公证办理条件的情况下,公证机构应当提供相应的公证法律服务。那么,本案例为公证机构和申请人提供了一条解决类似公证需求的路径。

       附:公证书证词

公 证 书

(2018)京XX外民证字第XXXX号

       申请人:LI某,男,XXXX年XX月XX日出生,国籍德国,护照号码XXXX。

       委托代理人:王某,女,XXXX年XX月XX日出生,公民身份号码XXXX。

       公证事项:保全书证

       申请人LI某的委托代理人王某于2018年XX月XX日来到我处,称申请人LI某在中国境内继承了其父亲李某的遗产,为向德国有关机构说明款项来源和报税,申请对其提交的公证书办理书证保全证据公证,其提交了身份证件、公证书、委托书等证明材料。

       根据《中华人民共和国公证法》及《公证程序规则》的规定,本公证处受理了LI某的公证申请。本公证员对王某提供的证明材料进行了审查,对王某进行了询问,向其告知了保全证据公证的法律意义及法律后果。本公证员与本处工作人员XXX于2018年XX月XX日上午在我处,对代理人王某提交的(2018)京XX内民证字第XXXX号公证书与我处公证卷宗进行了核对,并复印了公证书一式三份。公证书原件由申请人保存。

       兹证明与本公证书相粘连的复印件与王某提供的(2018)京XX内民证字第XXXX号公证书原本和我处存档的公证书内容相符。

    中华人民共和国北京市XX公证处

    公证员          

    二〇一八年XX月XX日

(责任编辑:杨奕)
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