东方公证处胡晓瑾,一位女公证人的18年坚守
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稿件来源:《上海公证》杂志发布时间:2019-12-10 17:17:58

工作,不仅可以成为一份事业,还可以成为终身为之奋斗的目标,对此,胡晓瑾深有体会。

胡晓瑾现任上海市东方公证处民事部副部长、第四党支部书记。在与上海市东方公证处(以下简称“东方公证处”)相爱相守的 18 年里,胡晓瑾始终坚持业务和管理两手抓, 倾尽全力做好服务,坚持为老百姓提供高效、专业的公证法律服务,并取得了不凡的成绩,

据了解,在 2018 年东方公证处受理的 107089 件案件中, 民事部受理数约占六成。因此,民事部也被称为东方公证处的 “窗口示范岗”。作为多年工作在民事部的公证员,胡晓瑾兢兢业业深耕专业服务,为东方公证处民事业务发展提供了助 力。2019 年 4 月,胡晓瑾被上海市公证协会评为“上海市优秀公证员”,这一荣誉无疑是对其公证执业生涯的肯定。

那么,优秀公证员如何炼成?如何同时做好业务和管理工作?来听听胡晓瑾在东方公证处的执业历程。


初心不变 与东方公证处结缘

2019年上海市优秀公证员表彰

2001 年,毕业于中南政法学院(现中南财经政法大学) 经济法系的胡晓瑾在扎根公证行业八年之后开始寻求新突破。她辞去了惠阳市公证处公务员身份,从广东回到上海, 加入当时的上海市公证处(即现在的东方公证处)开启职业新生涯。

初到市公证处,胡晓瑾主要从事的是公证书英文翻译和参与由市公证处研发的自动生成系统英文模块设计工作。作为现在“智慧公证”系统的前身,,当时的自动生成系统可以自动录入当事人案件的相关信息,并实现中英文主要内容的自动转换,对当时公证效率的提高起了很大作用。

2003 年,胡晓瑾回到一线公证岗位,从民事部到经济部再回到民事部,多个部门的轮岗让她更加深刻理解公证员的责任和使命。从 2006 年开始至今,胡晓瑾在民事部一直从事民事公证法律服务,现已成长为东方公证处第四党支部书记、民事部副部长、二级公证员、业务指导委员会委员。

在全处和部门公证员的共同努力下,近些年东方公证处公证业务量突飞猛进。但每年民事部受理数一直保持占全处受理数六成左右。民事部的工作量和贡献度不言而喻。作为东方公证处的基础业务部门之一,民事部以出国、继承、遗嘱等传统公证业务为主。也许在很多人看来,民事公证业务量大琐事多,不够“高大上”,但胡晓瑾却多年如一日坚守在一线岗位上,对这份事业情有独钟。

“18 年来,我最大的收获是在东方公证处这个平台上获得了成长,遇到不同的问题,有很多民事业务前辈如俞洪三老师、陈旻老师来传帮带,有很多好同事能互相讨论,使问题得到有效解决。”胡晓瑾坦言,自己一路见证了东方公证处和民事部的发展 :公证员人数不断增长,智能化办公系统不断升级。智慧公证不仅提高了老百姓的办证效率,也为公证员的办公带来了很多便利。


兢兢业业 用心办好每一案

胡晓瑾办理涉外收养公证

从公证员到民事部副部长,对于胡晓瑾而言,变的是职位,不变的是初心。在平凡的岗位上,她兢兢业业,用心办好每一案。

在日常公证工作中,胡晓瑾不仅从当事人角度出发考虑各项公证的细节,同时自己平时也注意收集不同国家不同时期的办证要求,保障当事人的使用需求。正因如此,胡晓瑾办理的各类民事公证获得了当事人的肯定,多次收到当事人的书面表扬。

2015 年 3 月的一天,市民董女士激动地将一封红彤彤的表扬信送到东方公证处,信中写到“:非常感谢胡晓瑾老师!胡老师是讲原则、讲效率、业务好、态度好、水平高的好职工!”

原来,董女士需办理海外亲属关系公证,但因时间跨度大、家庭成员众多、办理要求复杂,办理工作陷入困境,之前前往多家公证处咨询,但问题多年没有得到解决。来到东方公证处后,胡晓瑾接待了董女士,细心梳理董女士的家庭情况,耐心而有条理地解释了需要提供的材料。同时,胡晓瑾还亲自前往多地调查核实,并将搜集好的资料逐项认真核对。当董女士最终拿到来之不易的公证书时,她和家人激动万分。

“这其实都是我们公证员应该做而且经常在做的事情。” 在东方公证处耕耘了18 个春秋,胡晓瑾已然忘记自己收了多少表扬信和锦旗,在她看来,自己只是尽其责认真行事而已。

近些年,胡晓瑾办理了很多具有代表性的大型公证案件。比如为振华重工等多家大型国企提供公证服务、为上海市儿童福利院的弃婴办理收养公证、应市台办和台胞中心要求为台胞咨询和办理涉台公证,其高质量的公证文书和高水平的服务,让大家交口称赞。

据了解,东方公证处是本市唯一一家办理市儿童福利院弃婴涉外收养公证的公证处。涉外无小事,由于弃婴由外国人收养,因此在办证过程中要更加谨慎严格。既要尊重收养人的权利,更要保护被收养人的权利,加强对收养人资质的审核。。胡晓瑾从 2010 年开始接手该工作,是东方公证处办理弃婴收养公证的第三代公证员。据她回忆,前些年,东方公证处每年都要受理五六十个弃婴收养公证,近两年该类公证越来越少。爱办证的胡晓瑾却为此感到高兴 :“国家强大了,人民生活水平提高,家庭条件越来越好,弃婴才会越来越少。”

十多年来,经胡晓瑾办理的公证案件无错、假证和被投诉情况。由于对待公证工作认真负责,胡晓瑾除于 2019 年获评“2018 年度上海市优秀公证员”外,还曾荣获上海市司法局“优秀党务工作者”“优秀党员”称号,获得过上海市公证协会“质量标兵”“服务标兵”等荣誉。

对于这些荣誉,胡晓瑾谈到 :“我个人的发展离不开东方公证处这个平台的支持,正是在东方这个大平台上,我们才能将公证服务更好地深化为个人潜移默化的意识和自觉的行动。”

对于如何提升专业水平,很多人曾向胡晓瑾取过经。胡晓瑾认为,专业素质永远都是第一位的 :“要深耕专业知识,加强学习,不仅要从前辈老师处学习公证知识,更要主动面对工作中的新问题,学会思考和解决。”谈到这里,胡晓瑾很高兴地告诉律新社 :“我们处里的年轻公证员和公证员助理都很优秀,我经常向这些年轻人学习,他们教会我很多新鲜的东西。”

民事公证工作有着与时俱进的特点,为了跟上时代发展潮流,胡晓瑾经常忙中抽闲提升自己。在民事涉外业务的办理方面,随着国外政策 、使领馆负责人更换等情况的变化, 不同国家的规定也经常相应发生改变。对此,胡晓瑾平时把在一线窗口得知的信息、通过查阅资料了解的信息进行记录, 反馈给同事 ;每到出国旅游高峰,她就经常浏览外交部的网站,了解旅游热门地点的政策变化,并把了解到的信息分享给部门全体人员。


以身作则 发挥模范带头作用

东方公证处是上海首个成立党委的公证处,紧紧围绕新时代公证工作新要求,以队伍管理创新带动公证改革发展。胡晓瑾所在的第四党支部有党员 21 人,其中,民事部党员有

11 人。作为东方公证处第四党支部书记,她以身作则充分调动支部党员的先锋模范作用,增强支部党员的凝聚力和向心力,获得党员同志和群众的一致认可。

虽然平时业务繁忙,但胡晓瑾一直都把支部建设当做神圣的使命。除了组织每月例会,学习处党委下发资料,她还创新活动形式,提高党员参与组织生活的自觉性和积极性:创建支部微信群,不定期摘取党建文章上的信息供大家学习参考 ;集中学习时,让党员轮流宣讲,采取 PPT 小测验抢答等形式丰富组织生活内容 ;组织党员参观上海自贸区、一大二大会址,去监狱看鲜活的案例 ;与支部党员心贴心交流, 提升党组织的感召力……

胡晓瑾参与上海市第一社会福利院遗嘱咨询工作

从 2015 年 10 月份开始,上海为老年人提供“两免”公证服务,对符合条件的老年人预约登记,免费提供遗嘱公证和遗嘱保管两项服务。遗嘱预约比较多的情况下,东方公证处增设党团员接待窗口,胡晓瑾身先士卒,落实党团员值班, 自己也带头冲在遗嘱公证办理业务的一线,体现了党员的服务意识和服务精神。

公证工作中充满了各钟各样的诱惑 , 作为一名老党员,她在公证工作中始终以身作则,坚持纪律底线和办证红线,依法办证,不徇私情,带头维护公证窗口服务形象。

一次,一位熟人联系胡晓瑾,说自己身在国外,想请他人假冒自己到公证处办理委托公证,麻烦她开一下“后门”,并承诺为胡晓瑾提供一定的“好处”。一向温和待人、与人为善的胡晓瑾听罢马上严肃起来,义正言辞地拒绝了这位当事人的要求,并晓以利害。作为一名党员,她牢记守住底线, 不碰红线。

在很多人的心中,公证工作轻松悠闲,公证员只需要每天朝九晚五、翻翻材料、盖盖章而已。现实恐怕要让持这些看法的人大跌眼镜。每年 3 月-7 月是民事公证办理的高峰期,业务范围广、服务质量一流的东方公证处自然受到广大民众的青睐。这段时间里,只要公证处一开门,胡晓瑾就在人潮涌动的大厅中与窗口接待团队的同事一刻不停工作到晚上六七点钟。接待完最后一位当事人,她还经常要在办公室加班加点拟写公证书、审批部门的公证书。

“我们单位非常注重办证效率,加班加点是常事,在加班的人里,有将要退休的资深公证员,也有刚刚成家的年轻助理,最忙的时候有时甚至有公证员晚上 10 点才下班。”胡晓瑾表示,东方公证处既然在上海创新推出“365 天受理公证”“24 小时取证”等服务承诺制,“我们既然对当事人承诺了办证的期限,就要把事情做好,让当事人放心。”


承前启后 与东方公证处常伴

今年是东方公证处恢复重建的第 40 年,作为上海公证人员最多、服务质量一流的公证机构,东方公证处吸引了很多高素质的年轻人,也开展了很多新型公证业务。胡晓瑾入职的 18 年来,公证员人数由 40 多名发展到 90 多名,民事部公证员也从原来的 6 名发展到现在的 19 名。

对于单位活跃在各个公证领域的“90 后”们,胡晓瑾总是赞不绝口:“年轻公证员和助理们的素质很高,服务意识也很强,对工作尽心尽责。”看着他们,胡晓瑾经常会想起刚来东方公证处时的自己,想起这些年来在公证处成长的点点滴滴。

在胡晓瑾看来,自己的发展离不开东方公证处平台的支持和“老法师”们的“传帮带”:“东方公证处一直非常注重公证员的培训学习,经常组织各种内部培训,邀请专家和有心得的公证员前来讲课。设立业务指导室作为常设部门负责全处公证的业务审批工作,并设有业务指导委员会,对疑难案件拿出具体解决方案。”

作为东方公证处业务指导委员会委员,胡晓瑾也以实际行动反哺公证行业,承担起年轻公证员培养的重任。根据公证处的总体规划给新人授课,负责具体带教工作。2018 年, 受上海市公证协会邀请,胡晓瑾为全市所有新任公证员带来了一场涉外民事公证实务的培训,好评如潮。

2019 年 7 月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加快推进公共法律服务体系建设的意见》提到,要充分发挥公证作为预防性司法证明制度的优势,推动公证参与调解、取证、送达、保全、执行等司法活动中的辅助性事务,完善对债权文书赋予强制执行效力的公证程序,强化与公证债权文书有关执行程序的衔接。

对于当前公证行业面对的机遇和挑战,胡晓瑾认为,公证领域并不是竞争白热化、服务同质化的“红海”,而是一片充满生机与活力的热土 :“随着国家对外交流的不断扩大,出国旅游、探亲、留学成为常态,涉外民事公证案件业务量不断增多 ;随着国家经济的发展,人民生活水平提高,可支配的遗产也相应增多,继承公证的业务量很大 ;随着居民法律意识的增强,越来越多的老年人重视遗嘱公证。”

在胡晓瑾心中,民事公证业务是一个蓬勃发展的法律领域,公证员要充分发挥自身作用,不断积累经验。虽然公证制度在信息技术进步和体制机制改革过程中,面临着制度改革、业务创新等使命,以及外部政策调控、内部改革尚不到位等诸多因素带来的困难,但她对公证行业未来的发展充满了信心 :“不能因为个别公证员的离开而唱衰公证行业,公证行业的未来不是由某个人决定的,而是由行业大环境决定的。随着国家经济的发展,法治环境的优化和市民素养的提升, 公证业务的范围、领域将不断扩大,行业发展的前景会越来越好。”

与东方公证处相爱相伴 18 年,每当意识到自己是上海市公证队伍中的一员,胡晓瑾心中就会油然而生出一种自豪感和责任感,对这个称号的珍视,激励着她不断前进,在平凡的岗位上创造出不凡的成就。

(责任编辑:赵暖芷)
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