广东省公证协会关于不可抗力相关公证业务的办证指引
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稿件来源:发布时间:2020-04-20 12:33:33

(2020年2月20日广东省公证协会第八届常务理事会表决通过)

为规范我省公证机构办理因新冠肺炎疫情导致不可抗力客观情况的相关公证业务,充分发挥公证职能作用,更好服务我省各类经营主体,依法妥善保护公证申请人和利害关系人合法权益,特制定本办证指引。

一、不可抗力公证概念

近期湖北武汉发生新冠肺炎疫情,全国多个省市启动一级响应抗击疫情。在抗击疫情一级响应机制有效开展情况下,部分生产经营性企业存在迟延履约甚至无法履约风险。突发的新冠肺炎疫情及疫情之下政府部门依法采取的抗疫举措,对受其影响的企业而言可能会构成不可抗力。根据《民法总则》第180条第2款、《合同法》第117条有关规定,不可抗力是指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况。在我国,不可抗力属于法定免责事由,对因不可抗力而迟延履行合同义务的一方当事人和合同相对方均有重大利害关系。公证机构要依法审查当事人的申请,正确了解申请人的使用要求,严格审核相关证明材料并积极主动调查核实,确保公证证明内容真实、合法,依法保护公证申请人、利害关系人各方合法权益。

不可抗力公证是指,公证机构根据当事人的申请,依照法定程序对已发生的当事人主张的其不能预见、不能避免且不能克服的不可抗力事件或事实的公证证明活动。根据当事人申请,公证机构可以对公证申请人主张并提供相关证明材料的不可抗力事件/事实办理公证,也可以对公证申请人提交的有关职能部门依法出具的证明文书办理公证。在公证书格式上,既可以采取司法部定式公证书第三十一式[不可抗力(意外事件)公证书格式],对不可抗力事件/事实予以公证证明,也可以采用司法部定式公证书第三十三式[证书(执照)公证书格式]、第三十五式(文本相符公证书格式),对有关载明不可抗力事件/事实的法律文书予以公证证明。

公证实务中,公证员可根据当事人提出公证申请的具体情况、证明材料和当事人办理公证的真实目的,充分发挥公证法律专家角色帮助申请人收集证据、固定证据,使疫情客观存在的各种事实以及损害后果尽可能形成周延的证据链,指导当事人综合采取上述公证证明格式办理公证,并可以根据当事人的自愿申请,办理保全证据、邮寄送达、住所地址等类公证业务,也可以根据当事人申请,出具不可抗力公证法律意见书,提供综合公证法律服务。

二、不可抗力公证管辖

不可抗力公证一般由申请人住所地、经常居住地、行为地或者事实发生地的公证机构管辖。

三、不可抗力公证申请

当事人向公证机构申请办理不可抗力公证应当如实向公证机构陈述申请办理不可抗力公证的原因、目的和用途,并提交真实、有效的如下证明材料:

1.申请人的主体资格证明;

2.企业所在地的政府、机构出具的证明/公告/各类防控文件(如对公众出行、生产、交通有较大影响的规范性文件,陆海空相关延运、延飞、取消等通知/证明等)/权威媒体的报道等;

3.涉及免责的相关协议、合同等;

4.申请人与不可抗力事件有利害关系的证明材料;

5.公证员认为应提交的其他证明材料。

四、不可抗力公证受理

符合下列条件的不可抗力公证申请,公证机构可以依法受理:

1.不可抗力事件/事实与申请人具有利害关系;

2.能够说明不可抗力事件/事实发生的时间、地点及造成的后果;

3.不可抗力事件/事实与造成的后果之间存在一定因果关系;

4.能够提供不可抗力事件/事实存在的证明文件,且证明文件出具的部门具有专业性和权威性;

5.需要证人证言的,证人可以亲自到场;

6.其他依据《公证法》《公证程序规则》应具备的条件。

五、不可抗力公证办理

公证机构对符合条件的不可抗力公证申请,应即来即办、加速办理,办理过程中应注意下列要点:

(一)告知

在办理不可抗力公证过程中,公证机构应当向申请人告知下列事项:

1.申办不可抗力公证的法律意义和后果;

2.应当提供不可抗力公证书与相关证明,及时将发生不可抗力事件/事实致使其不能如期履行合同的情况及造成的实际影响通知合同相对方;

3.应当积极与合同相对方沟通协商,并采取积极措施尽量减少或避免损失的扩大。

(二)审核

公证机构应对不可抗力公证申请进行认真审核:

1.重点对不可抗力事件/事实与申请人所主张的不可抗力对其造成不利影响和后果之间的关联性、证明发生不可抗力事件/事实的法律文件等进行审查;

2.主动通过政府网站、权威媒体信息等途径进行调查核实。

(三)保密

公证机构应对申请人信息以及办理公证过程中所获悉的企业商业秘密,依法严格履行保密义务,非经公证申请人同意不得泄露企业申请办理不可抗力公证信息。

不可抗力公证书参考格式

1.使用定式格式公证书第31式

针对企业延迟复工,因航班取消、物流影响、道路交通管制等事实出具的不可抗力公证书,参考格式为:

(1)

公 证 书

( )XX字第XX号

申请人:XXX(基本情况)

公证事项:不可抗力

兹证明为应对在中华人民共和国湖北省武汉市发生的新型冠状病毒感染的肺炎疫情,广东省人民政府于二〇二〇年一月二十八日发布《广东省人民政府关于企业复工和学校开学时间的通知》,省内各类企业复工时间不早于二〇二〇年二月九日二十四时。

中华人民共和国广东省XX市XX公证处

公证员(签名或签名章)

二〇二〇年X月X日

根据《通知》,各类企业虽可在2020年2月10日复工,但由于疫情仍在持续,企业普遍存在复工困难的情况,因此可以多提供一种参考格式供选择:

(2)

公 证 书

( )XX字第XX号

申请人:XXX(基本情况)

公证事项:不可抗力

兹证明二〇二〇年一月下旬起新型冠状病毒感染肺炎疫情在全国范围内迅速蔓延,为应对此次疫情,中国中央政府及部分省市政府先后发布春节后相关企业延迟复工、限制通行等多种通知以防控疫情。截至本公证书出具之日疫情仍在持续。

中华人民共和国广东省XX市XX公证处

公证员(签名或签名章)

二〇二〇年X月X日

(3)

公 证 书

( )XX字第XX号

申请人:XXX(基本情况)

公证事项:不可抗力

兹证明二〇一九年十二月至本公证书签发之日在中华人民共和国湖北省武汉市,发生了新型冠状病毒感染的肺炎疫情,为对应对此次疫情,XXXX年XX月XX日由XX发往XX的XXXXX次火车/动车/飞机停运。

中华人民共和国广东省XX市XX公证处

公证员(签名或签名章)

二〇二〇年X月X日

备注:本格式可适用于已有政府部门关于延长假期、延迟复工时间、交通管控等文件或存在公共交通停运等类似既定事实的情况。在表述政府部门发布的规范性文件时需严格按照文件的具体内容陈述,不得擅自增加文件以外的内容,不作判断性描述。

2.使用定式格式公证书第35式

针对个别企业因疫情被政府征用、接管,或者企业已经通过贸促会获得不可抗力事实性证明书的情况,可以适用第35式,参考格式可为:

公 证 书

( )XX字第XX号

申请人:XXX(基本情况)

公证事项:复印件与原件相符

兹证明前面的复印件与XXX出示给本公证员《XXXXXXXXXXXX转产口罩的通知》的原本相符。

中华人民共和国广东省XX市XX公证处

公证员(签名或签名章)

二〇二〇年X月X日

3.使用保全证据公证书格式

针对航空公司、铁路运输公司或其他有关部门单位发出的留存于互联网上的相关通知、公告、证明等,可以办理网页保全证据公证。办理公证后,如当事人需要在国外使用,可以对保全证据公证书办理译文与原文内容相符公证,便于当事人使用。

在因不可抗力事件而免责的证明上,公证书格式的选择并不是“择一”的,在诉讼中,不可抗力事件与不能履行合同之间的因果关系、当事人是否有履行通知义务、当事人是否有尽力避免损失的发生等都需要当事人提供证据证明。因此,公证机构可以建议当事人将相关情况进行公证,采用“证明邮寄送达行为公证”+“不可抗力事件公证”+“其他类型保全证据公证”的组合方式,以形成完整的证据链。

(责任编辑:陈睿哲)
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