美国公证员的基本职责
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稿件来源:跨境财富规划与传承发布时间:2020-05-06 10:05:30

以下是公证员最普遍的职责描述。虽然美国所有的州都允许其公证员进行宣誓/声明和确认,一个公证员是否可以履行的其他职责,视每个州不同的公证法律而变化。公证员应该知道并遵守州法律允许他们做的事情。进入本网站的“各州公证员信息”,选择你所在的州,可以浏览“授权职责”。

重要提示:每个公证行为的“黄金准则”是,无论是纸质的还是电子数据的,都必须由签署者在公证员面前的实际操作。公证员全面评估文件签署者的身份、对交易的基本理解和自由意志的能力,将因签署者的实际存在以外的任何情况而减弱。没有任何的替代方案,例如语音/视频通话,可以向公证员提供个人物理存在上全方位的感知体验。

确 认

有些文件交易要求签署者在公证员前作出正式的声明,从而 “确认”文件的执行(签署)。具体来说,签署者口头确认如下事宜:

签署者理解文件的内容和目的;

签署者是他/她本人;

文件是自愿签署的(非强迫);

通常需要确认的文件有合同、契约、协议、授权委托书等。这些文件包含需要签署者同意的条款。

需要确认的文件可以在公证之前签署,也可以在公证时签署。无论哪种方式,签名必须是原始签名,用“湿”墨水(圆珠笔、签字笔等)直接写在纸上。

如果交给公证员的文件尚未签署,公证员应该在进行口头仪式前让签署者在文件上签名(见下文)。

在确保所有合法公证所需要的要素都存在后(见下表),公证员会口头询问签署者以下内容或类似信息:

“你是否承认或声明你理解本文件,并出于本文件所述目的自愿签署它?”

签署者将回答“是的。”

然后,公证员将填写他/她的公证书,签名并盖章以完成这一公证行为。

宣 誓 / 声 明

其他的文件交易需要签署者在作伪证会受到处罚的情况下,在公证员面前宣誓或向其确认文件的内容是真实的。

宣誓和声明虽然有不同,但具有相同的法律效力。当一个人宣誓时,他会发誓并祈求上帝(“我发誓这是真的,向上帝发誓”)。不希望在誓言中祈求上帝的人们,可能会作出声明(“我确认这是真的”)。

宣誓的文件通常包括书面的宣誓书和申请文件——文件中含有签署者/宣誓者提供的一系列事实。

需要宣誓或声明的文件必须在公证员面前签署。这将按照宣誓证明的通常性语言(宣誓/确认公证书)签署;例如,“在(某年)(某月)(某日),[签名]在我面前签署并向我宣誓/确认。”

公证员将指导签署者在口头仪式之前签署文件(见下文)。

如果用于宣誓/声明的文件已经被签署过,公证员必须要求签署者在公证员面前重新签署文件。可能作一标记,“应公证员要求重复签名”。

在确保所有合法公证所需要的要素都存在后(见下表),公证员会口头询问签署者以下或类似信息:

(宣誓时)

“你发誓在作伪证会受到惩罚的情况下,这份文件中的信息是真实的,你愿意向上帝发誓吗?”

(声明时)

“你确认在作伪证会受到惩罚的情况下,这份文件中的信息是真实的吗?”

签署者会回答“是的”。

公证员将通过填写宣誓证明(他/她的公证书),然后签署并盖章以完成公证行为。

见 证 签 名

有时公证员仅仅被要求见证个人签署文书(文件),无需确认,也无需宣誓/声明。允许公证员见证签名的州会在其公证章程中予以明确规定。

对于见证签名,文件签署者将在公证员面前出现并向其展示将要签署的文件。公证员将通过对签署者的个人了解,或检查符合其身份证明的文件以肯定的确认签署者的身份。公证员接着将见证签署者签署文件,然后完成相应的公证书。这一公证行为没有口头仪式。

副 本 认 证

有些州允许他们的公证员制作或见证制作文件正本的副本。公证员在公证书上签名并盖章,附上文件副本,以证明副本的真实性。

被复印的文件必须是正本,不能是副本。

公证员禁止证明正本为重要文件或公共档案的文件副本。这些包括出生证明、死亡证明与结婚证。这些文件的原件由政府机构保管,如县办事员或州人口统计部门。只有持有公共档案或重要记录正本的政府机构才可以进行上述文件的副本认证。

合 法 公 证 所 需 要 的 要 素

为了完成上述公证行为,公证员必须首先确认以下要素是否都存在。如果缺少这些要素中的任何一个,公证将无法继续进行:

(一)文件签署者必须出现在公证员面前

公证行为的一个基本要素是,文件签署者与公证员必须亲自面对面的交流。公证员有必要评估签署者对交易的理解程度与签署的自愿性,确保其不存在胁迫,也不存在欺诈,并主持所需的口头仪式。签署者的亲自到场是如此重要,以至于不要求签署者到场的公证员可能会被指控犯罪并受到惩罚。

(二)签署者必须为公证员所知,或提供符合要求的身份证明

公证员的主要职责之一是,排除一切合理的怀疑,确定为公证行为而来的人就是公证文件中指定的签署者。签署者必须为公证员个人所知(随着时间的推移,定期的交流使得公证员对签署者的身份有了根深蒂固的信任);或者签名者必须提供符合要求的身份证明,如州政府颁发的驾照。公证员可以接受的符合要求的身份证明文件因州而异,但所有州都允许使用当前的驾照来证明。有些州还允许一个或两个可信的证人来证明签署者的身份,但该证人必须能够对有关签署者的一系列陈述真实地宣誓。*(在撰写本文时,加州禁止公证员仅依赖个人认知确认——签署者必须始终提供符合要求的身份证明。)

(三)公证员必须要求当事人提供一份原始文档

原始文档是指未签名的文档,或者文档签署者用“湿墨水”实际签名的文档。例如,未签名的文档可以传真,然后由文档签署者签名。有原始的湿墨水签名的传真文件,是原始文档。先签署然后传真的文件不是原始文档。它显示的是传真的签名,而不是直接用湿墨水在纸上写出的签名。

请记住,需要确认的文件在公证时可能已经有签署者的签名,但签名必须是签署者的湿墨水签名。需要宣誓的文件必须在公证员面前签字。

(四)提交公证的文件必须是完整的

公证员不得对缺页或者公证前应当填写而未填写的文件进行公证。如果缺少的文件页面无法提交给公证员,或签署者不知道如何填写文件中的空白处,公证员将无法继续进行公证。(注意:有些空格显然是打算之后再填入的,如“仅供XX办公使用”的空格。这些在公证时是可以接受的)。  

(五)文件注明的日期只能与公证书的日期相同或早于它,绝不能晚于公证书的日期

当需要公证的文件是注明日期的文件时,它必须与公证书上的日期相同或者比它更早。公证的目的是在公证员面前执行使文件生效的公证手续。(执行:完成必要的事情使某事生效,例如使契约生效。)公证员在他/她的公证书(文件中公证员签字并盖章的部分)中记录文件执行的情况。公证是文件执行的最后一步,因此不能在文件载明的日期之前进行。签署者可以提交未注明日期的文件进行公证;即不需要输入日期或显示日期处空白的文件。如果签署者不愿在文件上注明日期,公证员可以办理公证手续,但应当在他/她的公证记录簿中注明,公证行为是在未注明日期的文件上进行的。

(六)待公证的文件必须使用公证的语言,以明确表示其所需的公证行为

这是公证员确定所需要的公证行为的主要手段。看看公证书。检查格式。这符合你们州的法律吗?你还需要寻找关键词,宣誓(或声明)或确认。这些话告诉你需要采取哪种公证行为——你是否需要主持宣誓仪式(或声明仪式)或进行确认。如果文件签署者坚持进行公证,但文件上未明确标明具体的公证行为,签署者或者其他当事人必须选择具体的公证行为。公证员可以向其解释各种公证行为之间的区别,但不能为其选择行为,否则他/她就将面临吊销执照的风险。

(七)公证员必须保证签署者理解基础交易并自愿进行公证

公证员通过评估签署者的理解力和意愿为其提供了一份无价的服务。签署者在被威胁或强迫下执行文件的情况并不少见。有时签署者并不真正理解他们为什么要执行这一文件。由公证员确认签署者何时遭受胁迫、疑虑或无法理解交易时,并在必要时停止公证行为。

(八)公证员必须/应该填写公证记录簿条目

许多州要求公证员保存记录所有公证行为的记录簿(也称为公证日志)。不需要公证员记录他或她的公证行为的州,也强烈建议公证员保存记录簿。

保存公证记录簿是出于对你自己的保护,也是为了保护公众和你的雇主。登记簿条目应当记载签署者的有关信息,包括他/她的原始签名、公证文件的名称和日期、所采取的公证行为、签署者身份的认定方法以及与公证有关的任何异常情况。

(九)必须进行口头仪式

这就是公证的本质。在处理需要确认的文件时,口头仪式是正式向当事人提问,确认其对文件的理解和签署意愿。在处理需要宣誓或声明的文件时,口头仪式是正式向客户提问,确定其宣誓或确认文件中的信息是真实的。它之所以被称为“口头”仪式,因为公证员必须大声地提出问题,而客户必须作出公证员能清楚听到的口头回答。

(十)需要一份完整的公证书

该公证书是记载和描述公证行为发生过程的公证措辞或语言。措辞可以印在签署者签名后的文件上,也可以印在单独的一份附件表格上,这被称为“松散的公证书”。如果没有一份完整的公证书,公证是不完整的,可能会受到法律的质疑。

(责任编辑:陈睿哲)
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